Ни рубля мимо: как выбрать онлайн-кассу?

С 1 февраля 2017 года в ФНС России можно зарегистрировать только онлайн-кассы. А потому большинству предпринимателей, которые занимаются торговлей или оказывают платные услуги, придется установить себе такое устройство, если они этого еще не сделали.

Сегодня в России без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП, которые занимаются определенными видами бизнеса. В частности, речь идет о сдаче в аренду квартир, ремонте обуви, продаже мороженого и сезонных овощей. Также без онлайн-кассы могут работать ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если они получают деньги от юрлиц посредством банковского перевода. В российском законодательстве четко указано, для каких видов предпринимательской деятельности сделаны исключения в этой сфере.

Что такое онлайн-касса и чем она полезна

Если классические кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальной памяти, то онлайн-кассы еще и шифруют эту информацию и передают ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор, в свою очередь, отправляет данные в налоговую, что не только выгодно ФНС, но и облегчает работу предпринимателю. Ведь по итогу уменьшается количество бумажной отчетности и снижается количество налоговых проверок. Сотрудникам ФНС проще отслеживать правильность уплаты налогов. Еще один плюс онлайн-кассы – ее легче подключать, чем обычную. Достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте налогового ведомства.

Какими бывают онлайн-кассы и сколько они стоят

Автономные кассы работают от аккумулятора и имеют встроенный модем, а потому могут работать без подключения к компьютеру. Такие кассы часто использует микробизнес, который работает там, где есть проблемы с интернетом и электричеством. Из минусов – автономную кассу нельзя перенастроить и добавить новые функции. Обойдется такое устройство в 12–20 тысяч рублей.

Фискальные регистраторы в отличии от автономных касс работают от электрической сети и требуют внешний доступ к интернету. При этом они привязываются к любому устройству с соответствующим ПО, например, к смартфону. Фискальные регистраторы печатают бумажные и генерируют электронные чеки. Стоят такие устройства от 15 до 40 тысяч рублей.

Самый дорогой вид онлайн-касс – это стационарныемоноблоки. Такое устройство внешне напоминает монитор компьютера, а стоить оно может даже несколько сотен тысяч рублей, в зависимости от функционала. По сути, это полноценные компьютеры с управляющей программой и фискальным накопителем, к которым можно даже подключить бухгалтерские приложения.

Помимо стоимости самой онлайн-кассы нужно понимать, что потратиться надо будет и на установку оборудования. Кроме того, регулярно придется вносить платежи оператору фискальных данных за обработку и пересылку информации в налоговую. Также ежемесячно нужно будет оплачивать интернет.

Какую онлайн-кассу выбрать для своего бизнеса?

Цена при выборе онлайн-кассы – не главный фактор. Важно, чтобы устройство соответствовало объемам и специфике предприятия и имело все необходимые для работы функции. Не менее важно соблюсти законодательство. Если кассового аппарата, который вы выбрали, нет в соответствующем реестре ФНС, лучше подобрать другое устройство.

Далее выбирать онлайн-кассу следует, руководствуясь, прежде всего, двумя основными направлениями. Первое – это размер бизнеса. Если речь о действительно крупном предприятии, то не стоит искать дешевые решения и лучше сразу приобрести полноценную стационарную систему. То же самое касается средних и малых предприятий в том случае, если у них большая проходимость клиентов. А вот если у вас небольшой бизнес в сфере торговли с малым потоком покупателей, то вполне можно обойтись устройствами попроще вроде автономных смарт-терминалов.

Второй важный фактор при выборе – это продукция, которой торгует компания. Если речь идет об алкоголе, то необходимо приобрести онлайн-кассу с поддержкой ЕГАИС. Если торгуете мясом и/или рыбой и морепродуктами, то устройство должно содержать ПО для работы с Меркурием. И, наконец, если речь идет о продаже товаров, которые подлежат обязательной маркировке, то нужно выбирать онлайн-кассу с приложениями, которые поддерживают такую маркировку.

На что еще обратить внимание при выборе онлайн-кассы:

- Как часто нужно добавлять товары в номенклатуру?

- Нужен ли товароучет?

- Как будете принимать платежи?

- Нужно ли подключать дополнительное оборудование, например, сканер штрих-кодов или терминал для приёма карт?

- Потребуется ли интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта?

По итогу

Сегодня мало какая компания в России сможет обойтись без онлайн-кассы. Впрочем, для предпринимателей это скорее плюс, чем минус, так как такие современные устройства сильно упрощают работу и снижают бюрократические проволочки, связанные с налоговым ведомством. При выборе онлайн-кассы не стоит думать только об экономии. В первую очередь, устройство должно соответствовать размеру и специфике бизнеса и обладать всем необходимым для комфортной работы функционалом.