Как сократить документооборот на 40 % с помощью единого комплекта документов

Руководитель направления эффективности Центра корпоративных решений (ЦКР) Олеся Кравченко и руководитель проектов ЦКР Ирина Пикалова рассказали, как с помощью одного комплекта документов на все сервисные услуги сократить до 50 % затрат времени и труда на документооборот, до 90 % — на корреспонденцию и бумагу.

С чего начинается путь к реформе договорного блока

Как обычно выглядит договорной блок в большой организации: гора соглашений на каждый продукт или услугу, изменений к ним, дополнительных приложений и форм. С таким набором документов ежегодная договорная кампания становится трудоемким и сложным процессом.

Компании, которые предоставляют клиентам широкий спектр продуктов или услуг, как правило, действуют по такой схеме фиксации условий работы:

1. Заключение рамочного договора. Он включает часть условий об оказании услуг;
2. Подписание отдельных доп. соглашений. Эти документы оформляются на каждый комплект услуг с условиями по этой конкретной услуге;
3. Ежегодное заключение доп. соглашений об изменении сервисного соглашения. Проводится пересмотр набора услуг, регламентов взаимодействия, показателей эффективности, стоимости сервисов.

Настолько длительный процесс не особо продуктивен: большое количество документов, множество этапов согласования по времени и задействованным участникам.

Чтобы быть эффективными, важно быстро замечать то, что отнимает много ресурсов, и переходить к стратегии сокращения. Именно в этот момент бизнес начинает реформу договорного блока. Центр корпоративных решений начал этот этап 2023 году.

Формула оптимизации документооборота: на примере аутсорсинговой компании

В ходе реформы ЦКР вывел свою формулу с двумя компонентами: то есть, всего двух форм договоров для всего спектра услуг. Эта схема впечатляет еще больше, если учесть, что у компании 87 клиентов среднего и крупного бизнеса, а пользуются сервисами ЦКР 60 000+ сотрудников.

Итак, что же это за два типа договора: договор присоединения и типовой сервисный договор.

К слову, договор присоединения не имеет широкого распространения. Обычно он используется лишь страховыми компаниями и операторами телефонной связи. На рынке же аутсорсинга это тем более редкая практика, ведь сами договоры содержат специфику услуг или области применения.

Теперь подробнее, как все устроено:
 

1. Договор присоединения

Сфера использования: стандартные сервисные услуги

Это документ, который утверждается и подписывается лишь с одной стороны, предоставляющей услуги. Чтобы получать услуги, заказчику нужно просто присоединиться к договору. Документом двусторонней подписи регулируется только стоимость — клиент получает уведомление о стоимости.

В 2024 появилось обновление: присоединиться к комплексу услуг теперь можно одним заявлением и одним уведомлением, тогда как раньше приходилось делать несколько соглашений и заявлений на каждую услугу.

Итог: сокращение договорного документооборота и первичного комплекта расчетных документов на 60 %.

2. Типовой сервисный договор

Сфера использования: в случае, если по внутренним регламентам клиент не может перейти на договор присоединения

Такой договор отличается от договора присоединения лишь наличием второй подписи — подписи заказчика. Стоимость также фиксируется отдельно — соглашением о стоимости, все условия оказания услуг содержатся в тексте договора.

Есть ли услуги, которые не вошли в типовые формы договора? Да, это такие услуги, как, например, сертификация и обучение. Для них разработаны отдельные шаблонные формы. Связано это с большой вариативностью объектов и предметов договора.

Эффекты и преимущества изменений

Реформа договорного блока, конечно, требует времени, но ее действие не заставит себя ждать. Следствием сокращения документооборота в ЦКР стало следующее:

Снижение трудозатрат на сопровождение договора как на стороне исполнителя, так и у заказчика. Центр корпоративных решений благодаря этой системе достиг оптимизации затрат на поддержку процесса до 50 %.

Упрощение структуры договора. Компания сократила объем договорных и первичных документов на 40 %.

Унификация условий договора. Это повысило качество документов, помогло избежать в них ошибок и в целом облегчило любую работу с договорами.

Стратегия на будущее

Целью ЦКР является развитие электронного документооборота и максимальное вовлечение клиентов в его использование. Компания активно вовлекается в процессы заказчиков для оптимизации документооборота, и постоянно работает над улучшением форм договорных документов и их условий.

На будущее есть идея внедрить процесс оформления договоров через личный кабинет. Клиент сможет самостоятельно выбрать нужный комплекс услуг, оформить заявку и моментально подписать договор в цифровом формате. После этого останется только дождаться подписи со стороны ЦКР — и можно сразу приступать к оказанию услуг. Такое решение поможет сократить сроки запуска проектов с дней до часов.