Кадровый электронный документооборот: путь к эффективности и экономии
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — современное решение, позволяющее автоматизировать процессы управления персоналом, минимизировать использование бумажных документов и ускорить обработку информации. В условиях цифровизации бизнеса КЭДО становится неотъемлемой частью эффективного управления HR-процессами.
В чем преимущества КЭДО?
Во-первых, упрощение процессов подписания и обработки документов ускоряет работу и повышает эффективность. Это сокращает время на выполнение рутинных задач. Во-вторых, переход на КЭДО помогает экономить ресурсы компании, так как уменьшается расход на бумагу, печать и хранение документов.
В-третьих, внедрение электронных систем улучшает контроль HR-процессов. Прозрачность и доступность информации облегчают мониторинг и анализ процессов, что способствует предотвращению ошибок и неточностей. Автоматизация процессов минимизирует вероятность человеческих ошибок, связанных с ручной обработкой документов.
Знание на основе опыта
Один из успешных примеров внедрения КЭДО можно увидеть на примере кейса крупнейшего металлургического холдинга, представленного на конференции «Персонал Экспо» в Москве 9 сентября. Как рассказали специалисты Центра корпоративных решений (ЦКР), российского лидера рынка аутсорсинга и подрядчика на проекте, кейс, охвативший 51 000 сотрудников, включал три этапа.
Первый этап пришелся на 2020 год и заключался в цифровизации заявочных сервисов. На данном этапе удалось автоматизировать запросы на справки, расчетные листки и командировки.
Второй этап был реализован в 2021 году и ознаменовал переход на простую электронную подпись (ПЭП). С их помощью стали подписывать графики и отзывы из отпусков, табели рабочего времени. Третий этап пришелся на 2022 и 2023 годы. На усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) перевели документы по зарплате, переводам, дополнительным дням отдыха, замещениям и десятки других.
Благодаря проекту удалось увеличить скорость подписания документов в 10 раз, высвободив 144 000 часов рабочего времени сотрудников и сэкономить более 10 млн рублей на подготовке бумажной документации.
Успех HR — в комплексном подходе
КЭДО — это лишь часть комплексного подхода к трансформации HR-процессов. Важно понимать, что КЭДО и роботизация — не панацея: эти инструменты используются, но составляют лишь 25% от всего объема требуемых изменений. Остальные 75% — такие, как формирование операционной модели, разработка и налаживание портальных сервисов, настройка контрольной среды, аналитики и др. — не менее важны.
Основными факторами успеха внедрения КЭДО в нашем случае стали формирование операционной модели (создание эффективной структуры для управления HR-процессами), разработка портальных сервисов (упрощение доступа сотрудников к необходимой информации и услугам) и настройка аналитики для мониторинга ключевых показателей эффективности (внедрение систем для мониторинга и анализа ключевых показателей эффективности (КПЭ). Благодаря этим шагам компания достигла высокого уровня удовлетворенности HR-сервисами (8,7 из 10: так оценивают сервисы КЭДО наши клиенты).
Кадровый электронный документооборот — не просто тренд, а необходимость для современных компаний, стремящихся к повышению эффективности и снижению затрат. Успешный опыт ЦКР в реализации КЭДО демонстрирует, как комплексный подход и внедрение технологий могут трансформировать HR-процессы, обеспечивая значительный экономический эффект и улучшая качество обслуживания сотрудников клиентов.
