Бизнес в формате home-office: советы руководителю

По мнению генерального директора Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Натальи Сторожевой, количество управленцев в компаниях постепенно будет уменьшаться, строгая иерархия и традиционная жесткая вертикаль уступят место более легким и гибким управленческим моделям.

От руководителей, в первую очередь, зависит то, насколько эффективно команда будет работать из дома. Многие аналитики склонны считать, что удаленная работа станет эффективной при взаимном доверии руководителя и членов команды.

Переводя сотрудников на дистанционный формат работы, подумайте, что им важно и как сделать работу комфортной для всех. Для этого стоит следовать некоторым правилам.

• Научитесь доверять своим сотрудникам, но не забывайте о контроле

Исследования показывают: чем больше свободы действия и уважения к подчиненным, тем адекватнее будет отклик работника. Не стоит требовать от сотрудников отчитываться о проделанной работе ежечасно. Выберите такой формат отчетов, который будет комфортен вам и вашему коллективу.

Удаленный формат работы требует от управленца большего профессионализма и внимания к потребностям сотрудников. Контролируйте работу сотрудников ненавязчиво, но регулярно для того, чтобы понимать, на какой стадии находятся поставленные задачи, насколько сотрудник продуктивен и вовлечен в процесс.

• Оценивайте работу персонала не по фактически отсиженному времени, а по количеству выполненных задач

Пересмотрите KPI – ключевые показатели эффективности – и отслеживайте  их выполнение.

• Определитесь, кто может в команде работать удаленно, а кто – в офисе

Оставьте работать в режиме home-office сотрудников, которым для работы нужны только телефон и компьютер. Их личное присутствие в офисе не обязательно. Службу техподдержки, секретариат и административно-хозяйственный отдел, если таковые есть в структуре, лучше оставить работать в офлайне.

• Поддерживайте общее информационное пространство

Сотрудники должны владеть достоверной и актуальной информацией. Иначе в коммуникациях возникнут проблемы: «мне не сказали», «я не в курсе». Когда люди находятся в одном офисе, они автоматически передают друг другу новости и информацию – то же самое должно быть и на удаленке. Для этого создайте документы с общим доступом, чаты в мессенджерах и проводите виртуальные совещания.

• Сделайте так, чтобы сотрудники ощущали себя командой

Для этого помогите сотрудникам познакомиться поближе и активно развивайте корпоративную культуру. Для мотивации персонала перенесите в дистанционный формат всю офисную жизнь: шутки и мемы, пятничные роллы – словом, все общие корпоративные традиции и мероприятия. Наконец, есть совместные активности, вплоть до йоги и зарядки по утрам в прямом эфире. В периоды снятия ограничений и стабильной эпидемиологической ситуации можно время от времени устраивать неформальные офлайн-встречи вне офиса.

• Общайтесь с сотрудниками чаще, поддерживайте их, фокусируйте на нужных целях

Работая удаленно, сотрудник со временем может терять мотивацию, особенно когда его работу никак не оценивают. Чтобы ваши работники не ощущали себя «брошенными», давайте им больше обратной связи: говорите, в чем они преуспели, а где надо бы приложить больше усилий. Если есть повод, похвалите сотрудника.

Структура рабочего дня на удаленке

Рабочий график при дистанционном формате работы не должен отличаться от офисного. При этом надо понимать, что работая дома, график имеет свойство размываться, растягиваться на неопределенное время. Это может привести к проблемам во взаимодействии коллектива. Чтобы этого не допустить, следуйте основным правилам.

• Начинайте рабочий день с общения

Так вы обозначите начало рабочего дня и взбодрите коллектив общением друг с другом. Одним  из серьезных минусов формата home-office является недостаток живого общения и, как следствие, сложности с поддержанием командного духа в коллективе. Именно поэтому во время пандемии бизнес ввел практику коротких утренних встреч в Zoom или других сервисах.

• Ведите учет рабочего времени

При организации удаленной работы следует сразу проговорить, в какое время сотрудник начинает работу. Договоритесь, что сотрудники должны быть на связи, например, с 10.00 до 19.00 в будни. В этот промежуток времени можно обсуждать любые текущие дела.

• Обозначьте рабочие границы

Обсуждайте короткие рабочие вопросы в формате переписки в мессенджерах, а более сложные – по телефону. Однако перед тем как созвониться, уточняйте письменно, не занят ли сейчас человек другими задачами. Приучайте сотрудников относиться с уважением к рабочему и личному времени друг друга.

• Соблюдайте этикет онлайн-совещаний

При работе в удаленном формате выработался негласный онлайн-этикет, который помогает персоналу компании сосредоточиться на решении поставленных задач.

- Выключайте микрофон во время выступления коллег, особенно если вы находитесь в шумном месте.

- Старайтесь выглядеть опрятно, исключайте из кадра членов семьи и домашних животных.

- Выбирайте для связи максимально простые и удобные программы

- Не растягивайте онлайн-мероприятия надолго. Как правило, 30-40 минут вполне достаточно, чтобы обсудить текущие вопросы.

• Предложите коллегам «гибридный» формат работы

Не обязательно все время работать только из дома. Пусть сотрудники сами определят, где и когда им удобно решать текущие задачи.

Чтобы не допустить ситуации, когда сотрудник не знает, чем занимаются его коллеги, при удаленной работе полезно периодически проводить коллективные онлайн-встречи не только для небольшой команды, но и всего отдела. Также можно регулярно выпускать дайджест новостей компании. Все это позволит синхронизировать работу разных отделов и специалистов. 

Финансовый вопрос

Некоторые руководители считают, что если сотрудник не тратит время на дорогу в офис, ему можно меньше платить. Все зависит от ситуации, но если бюджет компании позволяет, не урезайте зарплату сотрудникам, которые перешли на удаленку. Это снизит их мотивацию и заставит задуматься о поиске нового места работы с лучшими условиями.

Для сотрудников будет хорошей мотивацией, если вы возьмете на себя хотя бы часть расходов по обустройству рабочего места:

• компенсируйте расходы на электроэнергию, интернет и мобильную связь;

• выдайте сотруднику во временное пользование офисную технику — принтер и хороший компьютер;

• обеспечьте канцелярией или компенсируйте расходы на нее.

Чтобы при переводе бизнеса  в онлайн-режим процесс пошел успешно,   пересмотрите  свою роль в коллективе, но не отпускайте при этом бразды правления;  сделайте гибким и понятным график работы и создайте  условия для работы сотрудников  вне офиса. А еще, постарайтесь отпустить ситуацию и верить в себя и в профессионализм своей команды.