Платим НДФЛ за сотрудников: что нужно знать и как сделать это правильно

Налог платят предприниматели на ОСН, наемные сотрудники в компаниях и ИП, работающие по ГПХ специалисты, а также с продажи имущества, выигрышей в лотерее, дивидендов.

Лично НДФЛ уплачивается владельцем квартир или машин. Если имеются доходы по вкладам в банке, налоговая инспекция считает НДФЛ сама по итогам года. В остальных случаях контроль и отчисление налогов ложится на работодателя или заказчика. При выплате заработной платы налог удерживается и перечисляется в бюджет.

Порядок расчета

1. Посчитать общий доход человека, облагающийся НДФЛ. Убрать из суммы доходы по льготному списку, которые не облагаются налогом.
2. Для дохода до 5 млн рублей считается ставка 13%, для дохода выше 5 млн рублей – 15%. 30% считаются для нерезидентов, 35% - с материальной выгода от процента по займу у работодателя.
3. Посчитать налоговую базу по человеку с начала года, сложив все облагаемые НДФЛ выплаты. Если применяются несколько ставок, нужно сложить посчитанные от каждой из них налоговой базы.
4. Если есть районный коэффициент или надбавки, то их тоже нужно включить.
5. Если за год человек получил до 350 тысяч рублей совокупно, то он имеет право на налоговый вычет, который также нужно учесть. Это будет дополнительный вычет к другому расчету.

Итак, формула НДФЛ: НДФЛ с начала года = (Налоговая база с начала года – Вычеты) х Ставка налога

6. Формула НДФЛ, удерживаемого перед выплатой дохода: НДФЛ для удержания = НДФЛ с начала года – НДФЛ с начала года при предыдущей выплате

Важно! Сумма НДФЛ рассчитывается в целых рублях. При появлении дробной части с числами после запятой необходимо округлить сумму в большую сторону.

Как рассчитать налоговую базу

Работодатель рассчитывает основную налоговую базу из зарплаты, премий, отпускных, больничных. К основной базе относят доходы в натуральной форме при оплате товаров, работ для сотрудников. Например, компенсация питания, психолога.

НДФЛ не облагаются командировочные расходы, государственные пособия, компенсации вреда здоровью, компенсации использования личного авто или техники в служебных целях, мат. Помощь до 50 000 р. при рождении/усыновлении ребенка, подарки стоимостью до 4000 в год.

Заказчик по договору ГПХ учитывает доход исполнителя. К налоговой базе добавляют профессиональные налоговые вычеты, подтвержденные документами и чеками, или зафиксированный процент от суммы договора. Чтобы получить свой вычет, исполнитель пишет заявление заказчику.

Прогрессивная шкала НДФЛ

С этого года работодатель будет рассчитывать НДФЛ по 5-ступенчатой шкале с соответствующими ставками от 13 до 22%. Изменения отражены в законе о прогрессивном налоге от 10.07.2024.

Ставки зависят от годового дохода работника:

13% – до 2,4 млн рублей;

15% – от 2,4 до 5 млн рублей;

18% – от 5 до 20 млн рублей;

20% – от 20 до 50 млн рублей;

22% – от 50 млн рублей.

Пока доход не превышает лимит в 2,4 млн рублей, действует налог 13%, далее разница общего дохода и лимита будет облагаться ставкой 15%.

Расчетный период

НДФЛ уплачивается за два периода: с 1-го по 22-е число месяца и с 23-го до конца месяца. При выплате работодатель или заказчик считает НДФЛ с доходов, перечисляя его один раз в конце периода. Сам налог будет удержан из зарплаты или бонуса на счете.

Сначала компания уведомляет налоговую, а затем вносит НДФЛ на единый налоговый счет (ЕНС). Сроки как уведомления, так и перечисления средств будут зависеть от дат выплаты дохода работнику.

Работодатели и заказчики по итогам квартала сдают в налоговую инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ. Там указывают выплаченные доходы, начисленную и удержанную сумму НДФЛ. Это можно сдать на бумаге, если число работников и исполнителей, получивших в текущем году, 10 или меньше. Если работников больше 10, то подается в электронном виде.

Что будет за неуплату НДФЛ

Работодатели или заказчики, не уплатившие налог, будут оштрафованы на 20% от не удержанной и не уплаченной суммы в бюджет. Если после доначисления НДФЛ общий остаток стал отрицательным, будут начислены пенни.

Для ИП – 1/300 ключевой ставки Банка России.

Для организаций:

С 1-го по 30-й день просрочки – 1/300 ключевой ставки Банка России.

С 31-го по 90-й день – 1/150 ключевой ставки Банка России.

С 91-го дня – 1/300 ключевой ставки Банка России.

Что не облагается

НДФЛ не облагаются некоторые доходы сотрудников-физлиц вне зависимости от статуса резидента или нерезидента:

• Компенсации при увольнении (кроме выходного пособия и среднго заработка за время работы в компании);
• Компенсации вреда здоровью;
• Суточные в командировках;
• Материальная помощь на похороны родственников;
• Возмещение затрат на повышение квалификации;
• Материальная помощь до 50 000 рублей при рождении или усыновлении ребенка;
• Компенсация переезда на работу из другого региона;
• Оплата проезда до места отпуска в пределах страны для сотрудников с Крайнего Севера;
• Возмещение расходов на оборудование сотруднику на удаленке;
• Компенсация путевок в санатории;
• Компенсация медицинских услуг.

С НДФЛ идут отчисления в налоговую, важно не пропускать его уплату, так как ответственность полностью лежит на работодателе или заказчике.