Как вести учет закупок товаров через маркетплейсы

Что важно знать бухгалтеру и руководителю при закупках через маркетплейсы? Какие подводные камни могут встретиться при работе с российскими и зарубежными площадками? И как избежать типичных ошибок?

Об этом Клерк.ру рассказала Ирина Бойчук, начальник отдела методологического обеспечения учетных систем ЦКР,

Особенности бухгалтерского учета покупок на маркетплейсах

Зачастую маркетплейсы работают с поставщиками по агентским договорам. В зависимости от условий договора агент может совершать сделки от своего имени либо от имени продавца, но во всех случаях за счет принципала.

Если по условиям агентского договора маркетплейс (агент) действует от своего имени, то отгрузочные документы и счета-фактуры он оформляет от своего имени. Если же маркетплейс действует от имени продавца, то и документы на товар оформляет сам продавец от своего имени в общем порядке.

В учете закупку товаров на электронных площадках можно отразить следующими бухгалтерскими записями:

Табл. 1 Бухгалтерские записи учета покупок на маркетплейсах.

Порядок оформления и предоставления документов, которые необходимы для покупки товаров юридическими лицами на платформах электронной коммерции, устанавливается внутренними правилами каждой конкретной платформы и условиями договора купли-продажи между продавцом и покупателем. Ознакомиться с ним можно на сайте и в приложении площадки или обратиться в службу поддержки торговой платформы.

Крупнейшие российские маркетплейсы используют систему электронного документооборота (ЭДО), поскольку это значительно упрощает взаимодействие покупателей с площадкой и обеспечивает оперативность обработки документации. 

Если товар приобретается через подотчетное лицо

Покупка товаров на маркетплейсах через подотчетных лиц является распространенной практикой для юридических лиц.

Порядок учета таких расходов не отличается от обычной практики. Сотрудник формирует заказ на сайте площадки, производит оплату, оформляет авансовый отчет и прикладывает к нему первичные документы, подтверждающие расходы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и др.). 

Следует обратить внимание, что при покупке для организации товара, который подлежит прослеживаемости, сотрудник должен заявить о себе как о представителе организации (предъявить доверенность), т.к. в этом случае прослеживаемость должна сохраняться.

Продавец при этом должен выставить организации счет-фактуру или УПД в электронной форме с указанием РНПТ и других реквизитов прослеживаемости.

В ином случае продажа будет оформлена как розница и прослеживаемость товара прекратится в соответствии с пп. «в» п. 4 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, так как продажа товара физическому лицу для использования в целях, которые не связаны с предпринимательством, является основанием для прекращения прослеживаемости.

Соответственно, компания не получит от поставщика РНПТ и иные реквизиты прослеживаемости и в дальнейшем не сможет выполнить требования, связанные с системой прослеживаемости. 

На что обратить внимание при работе с иностранными маркетплейсами

Юридическим лицам, ведущим деятельность с иностранными торговыми платформами, такими как Amazon, Alibaba, eBay, AliExpress и другими, приходится сталкиваться с особыми рисками, обусловленными различиями в законодательстве, сложностью налогообложения и документооборота.

Основные риски связаны:

1. С налогами в части уплаты НДС и налога на доходы иностранных юридических лиц, с отсутствием первичных учетных документов, подтверждающих расходы.
2. Проблемами приема оплаты из-за ограничений платежных систем и блокировок.
3. Отсутствием гарантии стабильности работы иностранной платформы, в т.ч. из-за санкций.
4. Проблемами на таможне, связанными с риском конфискации товара при нарушении таможенных правил.
5. Увеличением затрат из-за роста курса валюты.

Кроме того, учитывая, что при импорте организации уплачивают ввозной НДС, таможенные сборы и пошлины, а для физических лиц действует беспошлинный лимит на ввоз товаров, в случае привлечения сотрудников к закупкам на иностранной платформе контролирующие органы могут усмотреть схему ухода от налогов и доначислить НДС, пошлины и сборы.

Отсюда следует вывод, что безопаснее закупать товары на российских маркетплейсах, но если вам нужен заказ именно из-за рубежа, то относиться ко всем этапам покупки нужно с особым вниманием. 

Изображение — Freepik