Как компаниям работать с самозанятыми

Проверьте, что специалист является самозанятым

Прежде чем работать с фрилансером, убедитесь, что перед вами точно  самозанятый. Если он не имеет такого статуса, а вы переведете ему деньги по договору как самозанятому, вы заплатите налог 13% как при расчетах с физическим лицом. Вы можете проверить факт регистрации самозанятого специалиста на сайте Федеральной налоговой службы. Второй вариант — попросить его прислать выписку из приложения «Мой налог». Она  содержит информацию о регистрации физического лица в качестве плательщика «Налог на профессиональный доход».

Заключите с самозанятым договор ГПХ

Согласно ФЗ № 422-ФЗ от 27.11.2018, юрлица и ИП могут официально работать с самозанятыми. Для этого необходимо заключить с самозанятыми договор гражданско-правового характера (ГПХ).

Форма и содержание договора зависит от вида деятельности. Это может быть договор аренды, подряда, оказания услуг, купли-продажи. Например, если самозанятый возит строительную технику, с ним следует заключить договор на оказание транспортных услуг, если готовит закуски для мероприятий — договор на оказание услуг кейтеринга. Подробнее о том, что должен содержать договор ГПХ – читайте в нашей статье «Кто может стать самозанятым и что для этого нужно».

Что владельцу бизнеса нужно учесть при заключении договора ГПХ с самозанятым:

• Вы не можете заключить такой договор со своим бывшим сотрудником, если он работал в вашей компании по трудовому договору в течение последних 2 лет. Если вы начнете с ним сотрудничать как с самозанятым, должны будете заплатить за него НДФЛ 13%.
• Если исполнитель перестал быть  самозанятым (перестал использовать режим НПД)  в период вашего с ним сотрудничества, он обязан вам об этом сообщить. Пропишите это в  договоре отдельным пунктом и назначьте штраф за несоблюдение этого условия.
• Укажите в договоре статус исполнителя. Это можно прописать одной фразой: «Исполнитель применяет специальный налоговый режим - Налог на профессиональный доход». 
• Если ваше сотрудничество с самозанятым не разовое, заключайте с ним отдельный договор для каждого нового проекта или услуги, которую он вам оказывает.
• Убедитесь, что самозанятый не превысил свой лимит дохода, установленный официально для этого режима — 2,4 млн рублей. Если цифра превышена, вы не имеете права сотрудничать со специалистом по договору ГПХ. Чтобы это проверить, попросите у фрилансера справку о доходах из приложения «Мой налог».
• Договоритесь с самозанятым, будете ли вы включать в сумму гонорара налог 6%, который специалист потом должен будет оплатить.

Составьте договор ГПХ так, чтобы в нем не было признаков трудового договора

Компаниям выгодно сотрудничать с самозанятыми: им не нужно обеспечивать соцпакет, платить за них НДФЛ и страховые взносы. Поэтому ФНС и трудовая компания следят за тем, чтобы недобросовестные компании не пытались под сотрудничеством с самозанятыми скрыть трудовые отношения.

Чтобы у проверяющих органов не было к вам вопросов, проверьте, чтобы в договоре ГПХ не было признаков трудового договора. В противном случае самозанятого признают вашим сотрудником и вам доначислят НДФЛ (13%).

Чего не должно быть указано в договоре с самозанятым:

• Должности, а также наименования «сотрудник»
• Графика работы
• Выходных дней и отпусков

Все это свойственно только трудовому договору, который заключается со штатными сотрудниками. Самозанятые  выполняют работу в оговоренные сроки, но сами распоряжаются своим рабочим и нерабочим временем.

Кроме этого, вы не должны обеспечивать самозанятого условиями труда — средствами связи, необходимым оборудованием, техникой. Также вы не имеете права выплачивать фрилансером постоянную зарплату – только разовый гонорар за выполненную работу. Это тоже должно быть отражено в договоре ГПХ.

Изучите, как платить самозанятому за работу

От самозанятого не требуется открывать специальный банковский счет для перечисления гонорара. Вы можете перевести ему  деньги за выполненную работу на обычную банковскую карту либо электронный кошелек. Кроме этого, можете оплатить работу наличными. 

Чтобы перевести деньги  на карту, запросите у самозанятого реквизиты банковского счета. Их можно найти в мобильном приложении банка, которым пользуется фрилансер. После этого бухгалтер составляет договор, счет на оплату и акт оказания услуг, чтобы закрыть сделку.

Обратите отдельное внимание на наличие акта оказания услуг — именно он подтверждает факт выполнения работы, стоимость и сроки вашего сотрудничества с самозанятым. Акт поможет компаниям документально подтвердить расходы.

Попросите у самозанятого сформировать чек

Чек — это главный документ, который подтверждает факт  оплаты услуг по договору.  Самозанятый  может сформировать чек автоматически в приложении «Мой налог» и прислать предпринимателю или юрлицу в  электронном виде. Пропишите этот момент в договоре и проговорите устно в начале сотрудничества, чтобы потом у самозанятого не возникало вопросов, почему и как он должен это делать.

Важно запросить чек до 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчеты. Сохраните чек в отдельной папке вместе с остальными документами.

Чек предоставляется в налоговую. Это доказательство того, что оплата была  «белой». Если вы этого не сделаете, проблемы с налоговой могут возникнуть как у компании, так и у самого исполнителя. Проверяющие органы решат, что заказчик проводит незаконные денежные операции, а исполнитель скрывает доходы.

В случае, если самозанятому пришлось вернуть деньги и аннулировать чек, вам  тоже придется его аннулировать. Кроме этого, необходимо будет внести изменения в суммы расходов, учитываемых при расчете налоговой базы.

Фото автора Vlada Karpovich: Pexels