Электронный документооборот — что это такое и чем он полезен

Разберемся, какие этапы существуют при получении ЭДО:

Этапы ЭДО

• Первый этап: отправитель готовит файл или пакет файлов. 
• Второй этап: на созданный документ или заархивированный пакет документов накладывается электронно-цифровая подпись. 
• Третий этап: получатель открывает сообщение, проверяет достоверность ЭЦП. 
• Четвертый этап: отправителю уходит уведомление о доставке/вручении.

Системы электродного документооборота или СЭД возможно использовать для оптимизации рабочих процессов предприятиям любой форм собственности, применяющим разные режимы налогообложения.
Чаще СЭД применяют крупные предприятия. Предприятия малого и среднего бизнеса чаще пользуется бумажным документооборотом.

Преимущества ЭДО

Использование электронного обмена документами позволяет:

• сократить время создания, рассмотрения, регистрации и утверждения документа;
• повысить эффективность взаимодействия между внутренними подразделениями и с контрагентами и партнерами;
•  ускорить процесс расчетов и оплаты услуг;
•  упростить контроль производственных процессов, оценка результатов, выведение статистики;
•  снизить расходы на канцелярию;
• обеспечить безопасность обмена информацией;
• облегчить доступ к документам с любого автоматизированного рабочего места, где установлена ЭЦП.

Какие документы можно передать по ЭДО
По каналам ЭДО можно передавать входящую / исходящую и внутреннюю корреспонденцию, отчетность, договоры, акты оказания услуг, прочие первичные документы.

Подключаемся к ЭДО

Выбираем оператора

Выбрать оператора, который соответствует особенностям и требованиям организации можно сопоставив стоимость и набор предоставляемых услуг. Наиболее популярны у пользователей следующие операторы:

КОНТУР.ДИАДОКСервис Диадок сотрудничает с юридическими и физическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями и самозанятыми. Возможности сервиса позволяют сотрудничать с контрагентами, перешедшими на системы электронного документооборота. Диадок сотрудничает с ФНС России. Применение электронно-цифровой подписи позволяет осуществлять юридически-значимый документооборот без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

СБИС — это набор безнес-сервисов: «документооборот», «отчетность», «бухучет», «касса», CRM, «корпоративная сеть», «персонал», «управление деловыми процессами», «облачное хранилище», телефонная и видеосвязь.
СБИС удобна при подаче отчетности в контрольно-надзорные органы и заключение договоров с контрагентами.
 

«1С-ЭДО» — подходит для малого и среднего бизнеса, крупных предприятий. В рамках сервиса возможно сотрудничество с контрагентами, кто не ведет бухгалтерию в «1С-ЭДО».

Определяемся с пакетом услуг и выбираем тариф

Большинство операторов предоставляют бесплатный пакет услуг с ограниченным набором возможностей.
Стандартные возможности можно расширить дополнительными функциями, например:

• увеличить количество входящей/исходящей корреспонденции;
• настроить трехстороннюю подпись;• 
• автоматизировать маршрут согласования/утверждения;• 
• настроить шаблоны и теги.

Формируем электронно-цифровую подпись (ЭЦП) 

Для этого нужно обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центре (УЦ). Специалисты помогут сгенерировать ЭЦП. Список УЦ представлен на сайте Минцифры. 

Приобретаем программное обеспечение

Далее необходимо приобрести соответствующее программное обеспечение. Например, у Диадока для разных по масштабу документооборота и форм собственности компаний представлены разные по стоимости пакеты услуг. 
 

Обучаем сотрудников

Целевые группы определяются исходя из функционала пользователей. Возможны очное/заочное и самостоятельное обучение. При самообучении пользователи руководствуются презентациями, методичками, видеоуроками.
Электронный документооборот не меняет систему делопроизводства, но оптимизирует ее, экономя время, финансы, снижая влияние человеческого фактора на процесс.