Электронный документооборот — что это такое и чем он полезен
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен цифровыми файлами, заверенными электронной подписью через каналы оператора связи.
Разберемся, какие этапы существуют при получении ЭДО:
Этапы ЭДО
- Первый этап: отправитель готовит файл или пакет файлов.
- Второй этап: на созданный документ или заархивированный пакет документов накладывается электронно-цифровая подпись.
- Третий этап: получатель открывает сообщение, проверяет достоверность ЭЦП.
- Четвертый этап: отправителю уходит уведомление о доставке/вручении.
Системы электродного документооборота или СЭД возможно использовать для оптимизации рабочих процессов предприятиям любой форм собственности, применяющим разные режимы налогообложения.
Чаще СЭД применяют крупные предприятия. Предприятия малого и среднего бизнеса чаще пользуется бумажным документооборотом.
Преимущества ЭДО
Использование электронного обмена документами позволяет:
- сократить время создания, рассмотрения, регистрации и утверждения документа;
- повысить эффективность взаимодействия между внутренними подразделениями и с контрагентами и партнерами;
- ускорить процесс расчетов и оплаты услуг;
- упростить контроль производственных процессов, оценка результатов, выведение статистики;
- снизить расходы на канцелярию;
- обеспечить безопасность обмена информацией;
- облегчить доступ к документам с любого автоматизированного рабочего места, где установлена ЭЦП.
Какие документы можно передать по ЭДО
По каналам ЭДО можно передавать входящую / исходящую и внутреннюю корреспонденцию, отчетность, договоры, акты оказания услуг, прочие первичные документы.
Подключаемся к ЭДО
Выбираем оператора
Выбрать оператора, который соответствует особенностям и требованиям организации можно сопоставив стоимость и набор предоставляемых услуг. Наиболее популярны у пользователей следующие операторы:
КОНТУР.ДИАДОКСервис Диадок сотрудничает с юридическими и физическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями и самозанятыми. Возможности сервиса позволяют сотрудничать с контрагентами, перешедшими на системы электронного документооборота. Диадок сотрудничает с ФНС России. Применение электронно-цифровой подписи позволяет осуществлять юридически-значимый документооборот без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
СБИС — это набор безнес-сервисов: «документооборот», «отчетность», «бухучет», «касса», CRM, «корпоративная сеть», «персонал», «управление деловыми процессами», «облачное хранилище», телефонная и видеосвязь.
СБИС удобна при подаче отчетности в контрольно-надзорные органы и заключение договоров с контрагентами.
«1С-ЭДО» — подходит для малого и среднего бизнеса, крупных предприятий. В рамках сервиса возможно сотрудничество с контрагентами, кто не ведет бухгалтерию в «1С-ЭДО».
Определяемся с пакетом услуг и выбираем тариф
Большинство операторов предоставляют бесплатный пакет услуг с ограниченным набором возможностей.
Стандартные возможности можно расширить дополнительными функциями, например:
- увеличить количество входящей/исходящей корреспонденции;
- настроить трехстороннюю подпись;•
- автоматизировать маршрут согласования/утверждения;•
- настроить шаблоны и теги.
Формируем электронно-цифровую подпись (ЭЦП)
Для этого нужно обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центре (УЦ). Специалисты помогут сгенерировать ЭЦП. Список УЦ представлен на сайте Минцифры.
Приобретаем программное обеспечение
Далее необходимо приобрести соответствующее программное обеспечение. Например, у Диадока для разных по масштабу документооборота и форм собственности компаний представлены разные по стоимости пакеты услуг.
Обучаем сотрудников
Целевые группы определяются исходя из функционала пользователей. Возможны очное/заочное и самостоятельное обучение. При самообучении пользователи руководствуются презентациями, методичками, видеоуроками.
Электронный документооборот не меняет систему делопроизводства, но оптимизирует ее, экономя время, финансы, снижая влияние человеческого фактора на процесс.