Как настроить Яндекс Трекер и перестать искать задачи по чатам

Дедлайны съезжают, исполнители назначаются по принципу «кто сможет», а входящие заявки теряются, потому что вчера их просили прислать в личные сообщения, а сегодня — на почту. Знакомо?

Решить проблему поможет таск-трекер по типу Трекера — рабочее пространство, которое собирает все задачи, процессы и проекты в одном месте и помогает ими управлять. Он подходит не только для программистов: с его помощью удобно вести закупки, маркетинговые кампании, согласовывать макеты с фрилансерами и даже управлять строительством коттеджных поселков. В колонке рассказываем, как настроить инструмент за пять шагов.

Шаг первый. Подключение и базовые настройки

Трекер — часть виртуального офиса Яндекс 360. Если у вашей компании уже есть корпоративная почта на Яндексе, вы находитесь в двух кликах от включения сервиса. Администратор заходит в панель управления организацией Яндекс 360 и добавляет опцию «Трекер». Сотрудников заново регистрировать не нужно: их аккаунты уже существуют, просто теперь у них появится доступ к новому инструменту.

Вариантов подключения два. Первый — включить Трекер всем сотрудникам организации в рамках тарифного плана. Второй — подключить его выборочно, только для конкретных отделов или сотрудников. Для новых клиентов есть тариф «Только Трекер» — 440 рублей в месяц за одного пользователя.

Важный нюанс про доступ. По умолчанию после подключения все сотрудники видят Трекер, но работают в режиме чтения: они могут просматривать задачи, но не могут их создавать, комментировать или менять статусы. Это сделано специально, чтобы администратор спокойно настроил систему, пока пользователи случайно ничего не сломали. Полный доступ предоставляется через раздел «Администрирование».

Шаг второй. Добавление команды и настройка прав доступа

Доступ в Трекер можно открыть как для штатных сотрудников, так и для подрядчиков. Администратор заходит в настройки очереди и назначает роли: кто-то может только просматривать задачи, кто-то — создавать их, кто-то — менять статусы.

Например, вы работаете с фрилансером, которому нужно ставить задачи по макетам и получать готовые файлы. При этом вы не хотите, чтобы он видел переписку отдела продаж, кадровые документы или финансовые задачи. В кабинете вы создаете группу «Подрядчики», добавляете туда дизайнера, затем в Трекере для этой группы устанавливаете видимость «Закрытая». Что это дает? Ваши штатные сотрудники не видят логины и почту подрядчика, а подрядчик видит только те задачи, на которые вы его назначили. Доступа к общему списку задач компании у него нет.

Шаг третий. Создание структуры задач

В Трекере два основных способа организовать работу: очереди и проекты. Их не нужно путать — они решают разные задачи. Очереди создаются для группировки задач одного процесса или команды. Внутри очереди удобно настроить Формы — это превращает создание задачи из «напиши письмо» в «заполни поля».

Это облегчает жизнь, например, отделу закупок в девелоперской компании. Бригадиры на объектах ежедневно запрашивают материалы. Раньше менеджер собирал заявки из мессенджеров, и в итоге одна потерялась, вторая пришла голосовым, третью забыли прикрепить. Сейчас администратор создает очередь «Закупки» и внутри нее — форму с полями: «Наименование материала», «Количество», «Срок поставки», «Желаемый поставщик». Все поля обязательные для заполнения. Бригадир заходит по ссылке, заполняет форму, нажимает «Отправить». Задача автоматически создается в Трекере. Менеджер видит структурированную задачу, не тратит время на уточнения и ничего не теряет.

Проект — это набор задач, направленных на достижение общего результата. Он объединяет сложные и неоднотипные работы, связанные друг с другом.  В проекте можно собрать все поручения по одному объекту или мероприятию, прикрепить файлы, вести переписку и контролировать сроки на диаграмме Ганта.

Продолжим разбираться на примере строительства. Архитектор разрабатывает генплан, инженер проверяет сети, юрист смотрит договоры с подрядчиками. В проекте «Коттеджный поселок Ромашка» создаются отдельные задачи на каждый этап. Начальник объекта открывает диаграмму Ганта и видит, какие задачи уже в работе, а какие заблокированы ожиданием входящих данных. Это позволяет избежать микроменеджмента.

Шаг четвертый. Визуализация и управление процессом

Когда задач становится много, список перестает быть наглядным. Сотрудник не понимает, за что хвататься в первую очередь, а руководитель не видит, где процесс забуксовал. В этом поможет дашборд.

Дашборд — это персональный экран с виджетами. Можно настроить фильтр «Я исполнитель», и система покажет все задачи, где вы назначены ответственным. Можно добавить виджет «Ждут ответа», чтобы не пропустить сообщения, в которых вас упомянули. Чтобы сделать дашборд стартовой страницей, достаточно один раз нажать «Сделать стартовой» в настройках интерфейса. Теперь при входе в Трекер сотрудник сразу видит свои задачи, а не пустую ленту или общий список всех поручений компании.

Например, вы руководитель отдела маркетинга. У вас в подчинении копирайтер, дизайнер и таргетолог. Вы не контролируете каждый шаг, но должны понимать, не сорваны ли дедлайны. Вы создаете дашборд и добавляете на него виджет «Задачи». В настройках указываете фильтр: «Задачи моей команды, у которых истекает срок сегодня-завтра». Второй виджет — «Задачи без исполнителя в очереди Дизайн». Третий виджет — «Заметка», куда вы записываете повестку ближайшей планерки. Такой подход позволяет держать все задачи под контролем.

Шаг пятый. Автоматизация рутинных задач и интеграции

Самое ценное в Трекере — возможность автоматизации рутинных процессов. Не нужно каждый день проверять, взял ли сотрудник задачу и назначен ли ответственный. Эту работу берет на себя следующие инструменты:

• «Триггеры» — это своего рода напоминание, уведомление, которое срабатывает при наступлении события. Например: как только задача получает статус «Новая» и не имеет исполнителя в течение двух часов, триггер отправляет уведомление руководителю. Или если заявка на закупку создана с пометкой «Срочно», автоматически меняется ее приоритет в доске задач.
• «Автодействия» — выполняются автоматически с заданной периодичностью. Например, менеджер по закупкам Иванов уходит в отпуск на две недели. Администратор настраивает автодействие: с 1 по 15 июня все новые заявки из очереди «Закупки» автоматически назначать на коллегу менеджера — Петрова — даже если в карточке задачи указан Иванов. Система делает это каждое утро в девять утра. Иванов спокойно отдыхает, а Петров уверен, что не потеряет задачи коллеги (и ждет своей очереди отдыхать).
• «Макросы» — шаблонные действия, которые сотрудник запускает одной кнопкой. Удобно, когда вы часто пишете однотипные комментарии: «Пришлите, пожалуйста, оригиналы счетов» или «Нужно перезалить файл в высоком разрешении».

Как внедрить Трекер в рабочие процессы

Настройка Трекера занимает всего несколько часов, однако он обеспечивает куда более высокую надежность по сравнению с аналогами. Благодаря архитектуре серверов технические работы проходят незаметно для бизнеса: доступ к задачам сохранен 24/7, а риск внезапных сбоев сведен к нулю. Но Трекер сам по себе не наводит порядок, если сотрудники продолжают дублировать задачи в мессенджерах. Чтобы внедрение прошло безболезненно, важно соблюдать три принципа.

Первый. Не заставляйте перепечатывать. Если раньше заявки принимали в свободной форме, не требуйте от менеджера вручную переносить их в Трекер. Настройте форму для внешних отправителей — пусть подрядчики и смежники сами заполняют карточки. Менеджер только проверяет заявки и утверждает их.

Второй. Начинайте с одной боли. Не пытайтесь перевести в Трекер бухгалтерию, закупки и маркетинг одновременно. Выберите один процесс, который реально тормозит работу. Когда команда убедится, что заявки перестали теряться, а согласования проходят в два раза быстрее, они будут более открыты к масштабированию практики.

Третий. Не стесняйтесь привлекать партнеров. У Яндекс 360 есть сертифицированные интеграторы. Это компании, которые помогают настроить Трекер под конкретные задачи бизнеса, провести аудит процессов, перенести данные из Excel или Jira и обучить сотрудников. Услуги платные, но они окупаются скоростью внедрения. Самостоятельное изучение инструкций часто занимает недели и не всегда приводит к ожидаемому результату.

Вместо заключения

Трекер часто воспринимают как инструмент для ИТ-специалистов. На самом деле это универсальный помощник, который адаптируется под любой процесс: от закупок стройматериалов до проведения рекламных кампаний. Он не требует от бизнеса смены устоявшихся регламентов, но помогает держать задачи под контролем. Начать можно с одной очереди и одного отдела. Скорее всего, уже через неделю вы задумаетесь о том, какие процессы подключить к автоматизации далее.

Источник — пресс-служба Яндекс 360  I  Изображение — Freepik