Работа с самозанятыми: пошаговая инструкция для бизнеса

Шаг 1. Проверка статуса исполнителя

Прежде чем заключать договор, вы должны убедиться, что ваш исполнитель действительно имеет статус самозанятого и может легально оказывать услуги.

Как проверить? Попросите исполнителя предоставить скриншот из мобильного приложения «Мой налог». В нем должно быть четко видно:

  · ФИО исполнителя;

  · Его статус («Плательщик НПД»);

  · Действительный срок регистрации;

 · Регион, в котором он зарегистрирован (работать можно только в своем регионе, за исключением удаленных услуг).

Альтернативный способ: проверить статус по номеру телефона или ИНН можно в самом приложении «Мой налог» в разделе «Проверь контрагента» (функция доступна для юрлиц и ИП). Это самый надежный способ.

Если статус не подтвержден, вы не можете работать с ним по схеме «самозанятый». Любые выплаты будут считаться доходом физического лица, с которого вы как налоговый агент обязаны удержать НДФЛ. Это главный риск.

Шаг 2. Правильное оформление договора

Отсутствие трудового договора не означает отсутствие договоренностей. Ваша главная задача — документально подтвердить, что отношения носят гражданско-правовой, а не трудовой характер.

Заключается гражданско-правовой договор (ГПХ) или договор возмездного оказания услуг.

Обязательные пункты в договоре:

  · Конкретный предмет договора: четко опишите, какую именно услугу или работу должен выполнить исполнитель (например, «разработать дизайн-макет сайта», а не «выполнять задачи дизайнера»);

 · Отсутствие признаков трудовых отношений: прямо укажите, что на исполнителя не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, он не подчиняется руководителям компании, сам определяет время и место работы и не получает социальный пакет;

  · Стоимость и порядок оплаты: пропишите точную сумму вознаграждения или формулу ее расчета (например, «50 000 рублей за выполненный объем работ»);

  · Сроки выполнения: укажите конкретные даты или периоды;

 · Акт сдачи-приемки: обязательным условием является подписание акта об оказании услуг. Это главный документ, подтверждающий исполнение обязательств. Без него доказать факт работы будет крайне сложно.

Шаг 3. Процесс оплаты и получение чека

Оплата — ключевой момент, который фиксируется в системе ФНС.

Способ оплаты: только безналичный расчет. Перевод с расчетного счета компании на банковскую карту самозанятого. Никаких выплат из кассы наличными.

После получения оплаты самозанятый обязан в течение 24 часов выдать вам чек через приложение «Мой налог».

Что должно быть в чеке: наименование вашей компании (как покупателя), ИНН, сумма и дата.

Ваша обязанность — проверить, что чек получен и содержит все верные реквизиты. Сохраните его, ведь это ваше доказательство легальности произведенных расходов.

Шаг 4. Учет и отчетность в компании

Для компании выплаты самозанятым — это обычные расходы по договору ГПХ.

· Бухгалтерский учет: оприходуйте акт об оказании услуг и чек от самозанятого. Эти документы являются основанием для списания расходов и признания их в налогообложении прибыли (упрощенка или ОСНО);

· Налог на прибыль / УСН: суммы, уплаченные самозанятым, учитываются в расходах на дату подписания акта;

· Страховые взносы: на выплаты по договорам ГПХ не начисляются страховые взносы (на пенсионное, медицинское, социальное страхование). Это одно из главных преимуществ.

Шаг 5. Понимание и минимизация рисков

Главный риск для компании — переквалификация договора ГПХ в трудовой сотрудниками ФНС или трудовой инспекцией.

Признаки трудовых отношений, которых нужно избегать:

  · Регулярные выплаты одинакового размера (как зарплата);

· Подчинение правилам внутреннего распорядка (например, требование находиться в офисе с 9 до 18);

· Предоставление рабочего места и оборудования от компании;

· Выполнение одной и той же функции, а не конкретного проекта;

· Привлечение к дисциплинарной ответственности.

Еще один момент, который стоит учесть при заказе определенных услуг, — это права на результаты работы.

Он возникает, когда самозанятый создает для вас уникальный контент: фото, видео, дизайн, тексты. По умолчанию авторские права остаются у исполнителя. Чтобы в будущем свободно использовать эти материалы, в договоре ГПХ необходимо прописать переход исключительных прав к заказчику. Более подробно этот важный нюанс мы разберем в следующем материале.

Последствия переквалификации. Компанию могут обязать:

 · Начислить и уплатить все страховые взносы за весь период;

  · Выплатить компенсации исполнителю (за неиспользованный отпуск и т.д.);

  · Заплатить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц — от 50 до 100 тыс. рублей).

Важное ограничение с 2024 года: компаниям запрещено привлекать самозанятых, если выплаты им составляют более 10% от общего фонда оплаты труда. Это нужно учитывать при планировании.

Краткая памятка для предпринимателя

1. Проверьте статус в приложении «Мой налог»;

2. Заключите четкий договор ГПХ без признаков трудовых отношений;

3. Оплатите только по безналу на карту;

4. Получите и сохраните чек из приложения «Мой налог»;

5. Подпишите акт сдачи-приемки работ;

6. Учтите выплаты в расходах при расчете налогов;

7. Избегайте признаков трудового договора.

Грамотное применение этих принципов поможет вашей компании легально использовать труд самозанятых, оптимизировать затраты и избежать споров с контролирующими органами.