Какие функции можно отдать на аутсорсинг

Непрофильные для команды задачи отнимают кучу времени и сил, сбивают фокус, снижают энтузиазм, а зачастую их решение и обходится дороже. Привлечение внешних подрядчиков позволяет разгрузить основных участников проекта и руководителя, аутсорсинг даёт сосредоточиться на своих основных компетенциях – на том, что может принести деньги, обеспечить достижение точки безубыточности. 

Ещё один большой плюс аутсорсинга – возможность прокачивать бизнес-процессы за счёт экспертизы привлечённых специалистов. Наблюдение за работой профессионалов позволяет руководителю сформировать образ грамотного специалиста в той или иной области. Это пригодится на этапе подбора собственных сотрудников – например, когда всё же придётся переносить процесс внутрь компании. 

Что нельзя отдавать на аутсорсинг

Начнём, пожалуй, с конца – для начала разберёмся в том, чего нельзя отдавать на аутсорсинг. 

Всю добавленную стоимость продукта формируют уникальные компетенции команды. Если отдать на аутсорсинг задачи, непосредственно связанные с основным продуктом – уникальные компетенции нарабатывать не получится. Очевидно, что это путь никуда. Поэтому первое, что категорически нельзя отдавать внешнему подрядчику – то, что напрямую связано с продуктом.

Полное погружение в самый главный процесс особенно значимо как раз на этапе запуска бизнеса, когда команда крайне зависима не только от качества взаимодействия между её участниками и всеобщего чувства локтя, но и от соблюдения сроков, бесконечных мозговых штурмов и большого количества другой работы, доверить которую сторонним исполнителям попросту невозможно.

Больше всего вопросов к аутсорсинговым услугам у тех, кто много внимания уделяет безопасности, в том числе информационной. Можно ли доверять сторонней компании доступ к личным данным клиентов, схемы систем контроля доступа к объектам и помещениям, личную безопасность владельцем бизнеса и так далее? 

Довольно очевидно, что сразу необходимо выделить некий стратегический уровень безопасности, все работы по которому должны остаться внутри компании. Ещё один важный вопрос при этом заключается в том, сможет ли компания самостоятельно организовать необходимый ей уровень безопасности своими силами и потянет ли такие работы с точки зрения материальных ресурсов и технической базы.

Все опрошенные Smallbusiness.ru эксперты сходятся во мнении – категорически нельзя отдавать на аутсорсинг согласование прав доступа к стратегически важным объектам компании, а также функции контроля за сохранностью данных. Компания вполне может доверить хранение информации стороннему исполнителю или сервису (например, хостинговой компании), но осуществлять контроль непременно должен свой человек – штатный сотрудник, имеющий большой запас доверия владельцев бизнеса.

Все риски эксперты советуют делить на четыре группы – операционные, репутационные, финансовые и юридические. Можно, например, отдать на откуп аутсорсинговой компании бухгалтерию, но если в бизнесе много нюансов и учёт имеет глубокую специфику – будет ли готов сторонний исполнитель нести ответственность по закону? 

Ни один бизнес не должен утратить контроль над теми функциями, нарушение которых может привести к разрыву «критической цепи» – остановить основной бизнес-процесс. Прежде всего, стоит оставить «дома» все процессы, обеспечивающие основные конкурентные преимущества компании, её ноу-хау. 

Большинство решений об аутсорсинге тех или иных процессов принимаются по материальным соображениям. Смогут ли финансовые риски оправдать экономию? Часто это достаточно просто посчитать, что и рекомендуем непременно сделать.

Ещё одна сложность аутсорсинга, от которой предостерегают новичков бывалые бизнесмены – это непростой процесс передачи функций от одного внешнего подрядчика к другому, а особенно – процесс возврата уже отданной на аутсорсинг функции обратно внутрь компании (есть даже специальный термин – «инсорсинг»).

Какие функции компании обычно отдают на аутсорсинг?

Здесь в лидерах бухгалтерские услуги. Даже крошечные ООО и ИП, сами того не ведая, нередко отдают бухгалтерский учёт на аутсорсинг. Фактически именно это происходит, когда бухгалтер не нанимается в штат, а привлекается по случаю сдачи квартальной отчётности. 

Ещё один частый сегмент для аутсорсинга – транспорт и логистика. Часто даже крупные компании предпочитают не связываться с покупкой транспорта и обеспечением собственной логистики. Такие компании, как «Икеа» и «Леруа Мерлен», например, не имеют собственных доставок, а пользуются услугами профессиональных логистических операторов. При этом случаются и обратные примеры. Так, управляющая компания сети недорогих универсамов «Магнит» одновременно является крупнейшим автомобильным перевозчиком в России.

Иногда бывают ситуации, когда какое-то непрофильное направление вырастает внутри компании, выделяется в самостоятельный бизнес, а потом оказывает услуги материнской компании уже на условиях аутсорсинга. Такое развитие предприятия можно считать оптимальным – при нём, что называется «и овцы целы, и волки сыты». С одной стороны, непрофильные для основного бизнеса услуги оказывают профессионалы, и их компетенции постоянно растут за счёт накопления опыта, а с другой – аутсорсинговая компания находится под неусыпным контролем тех же учредителей.

Часто передают на аутсорсинг массовые коммуникации – с агентствами работают даже те компании, у которых есть собственные отделы маркетинга и рекламы. Область эта требует значительных компетенций и является крайне динамичной – в руках внутренних отделов, как правило, остаются планирование и контроль, внешним агентствам отдаются на откуп технические операции и процессы, требующие значительных профессиональных знаний. Крупнейшие маркетинговые агентства мира существуют за счёт обслуживания международных корпораций – это тоже аутсорсинг.

Нередко передаются внешнему исполнителю и производственные функции. Иногда создать собственное производство – всё равно, что открыть ещё один бизнес. Проще доверить весь бизнес-процесс профессионалам. Бывает и такое, что какую-то продукцию компания производит сама, а какую-то производит для неё подрядчик. Иные концентрируются исключительно на сборке конечного изделия, а некоторые и вовсе – лишь на продажах.

Продажи, впрочем, тоже иногда стоит отдать на аутсорсинг. Причём зачастую именно продажи аутсорсить легче, чем что-либо другое. Да и платить партнёру процент с продаж гораздо дешевле и проще, чем обеспечивать собственный отдел условиями труда, средствами связи, зарплатами и социальными выплатами. Внешние отделы продаж традиционно являются вотчиной колл-центров. Это, кстати, одни из самых первых аутсорсеров в российском бизнесе. Колл-центры изначально появились, как услуга для аутсорсинга.

Когда нужен аутсорсинг?

Аутсорсинг необходим, когда вам нужно освободить ресурсы и сконцентрироваться на основных бизнес-процессах. Каждый должен делать то, что получается у него наилучшим образом – один из базовых принципов эффективного разделения труда в полной мере работает и с компаниями. Фокусируйтесь на том, что составляет ваше конкурентное преимущество. Если вы крутой флорист – незачем тратить время и силы на доставку букетов, бухучёт, уборку цеха и другие вторичные, неключевые функции. Передайте их сторонним специалистам – они и справятся лучше, и ваше время сберегут для главного. 

Аутсорсинг в малом бизнесе

Слово «аутсорсинг» только звучит солидно – на самом деле, этот инструмент подходит и для малого бизнеса, и для микропредприятий, и для самозанятых. Заказав регистрацию предприятия в юридической фирме, вы уже, сами того не ведая, воспользовались аутсорсингом – не бегали по налоговым сами, не наняли собственного юриста, а обратились к внешнему исполнителю.

Этот простой и близкий пример показывает три главных для начинающих предпринимателей смысла аутсорсинга – экономию собственных сил, экономию, возможность решать временные задачи.

Предположим, вы делаете торты на заказ (печеньки с пожеланиями, кукольные домики, дубовую мебель, массаж шиацу – неважно). Несмотря на то, что регистрация предприятия не является такой уж сложной задачей, разобраться в нюансах вам бы пришлось. Вы угробили бы на это не менее двух дней – как минимум для того, чтобы сдать документы и получить их обратно. А ещё нужно правильно составить бумаги, разработать устав (даже переделать из типового – хлопотно), отсидеть очередь, заказать печать, открыть счёт и внести туда уставный капитал – поди разберись.

Можно было нанять юриста, но зачем? Куда логичнее нанять ещё одного пекаря, курьера, девочку для ведения инстаграма или ещё кого-то, кто будет зарабатывать вам деньги. Юридических вопросов у малого бизнеса не так много – свой юрист не нужен (тут мы не берём в расчёт ниши, в которых он действительно необходим). Тем более, что задача по регистрации предприятия – разовая. Неизвестно, когда в следующий раз понадобится помощь юриста и понадобится ли она вообще. Вполне можно отдать вопрос на аутсорсинг.    

Специальная контора справилась с задачей без вашего участия, это обошлось, предположим, в 8000 рублей. Стоили ли два дня вашей работы столько денег? Каждый решает для себя сам – взвешивая плюсы и минусы, оценивая риски, планируя время и понимая его ценность по-своему.  

То же и с доставкой. Да, привезти постоянному клиенту дорогой свадебный торт можно (а иногда и нужно) лично. Да, если вы каждый день доставляете пирожные в несколько кафе, возможно и стоит нанять собственного курьера. Но если доставки происходят от случая к случаю и сводятся к «забрал – отвёз» – никто не справится с задачей лучше, чем профессиональная курьерская служба или продвинутое легковое такси.

Мы не привыкли считать такие услуги аутсорсингом – но это он и есть. Удобный инструмент, позволяющий малому бизнесу не распылять силы и средства, концентрироваться на самом главном.

Аутсорсинг для среднего бизнеса

У среднего бизнеса проблем куда больше, чем у предпринимателей. Аутсорсинг позволяет высвободить административные и финансовые ресурсы для стратегического развития.

Простой пример. У компании есть 20 курьеров в штате. Каждые две недели им нужно платить заработную плату. Отдав доставку на аутсорсинг, можно договориться об оплате услуг один раз в месяц. Только подумайте, сколько средств останется в обороте фирмы, насколько сократится налоговая нагрузка, упростится работа бухгалтера.

Аутсорсинг позволяет среднему бизнесу отказаться от «текучки», сделать менеджмент более эффективным, заняться более важными вещами –стратегией развития предприятия.

Кроме того, помимо задач, исполнителю делегируются и многие риски – болезни и беременности сотрудников, повреждения товара, производственный травматизм и охрана труда, простой, опоздания и прочие накладки уйдут к аутсорсинговой компании. Наконец-то можно будет заняться настоящим делом. Разве не прекрасно?  

Аутсорсинг в крупном бизнесе

Крупный бизнес может себе позволить и «ауторсить» по-крупному. В начале статьи мы уже упоминали корпорацию «Икеа», доверяющей доставку товаров внешней транспортной компании. Это позволяет снижать риски, ускорять выход компании в новые регионы, но главное – концентрироваться на главном, на производстве и продаже товаров для дома.

Крупные предприятия используют аутсорсинг по-крупному, иногда отдавая подрядчикам огромные направления деятельности – юридические вопросы, логистику, маркетинг, производство и так далее. Распространён аутсорсинг и в области IT.

Как отдать процесс на аутсорсинг?

Опыт показывает, что один российский предприниматель может справиться почти с любой задачей, а два – вообще с любой. Как правило, мы можем сделать всё и сами (как правило, так и делаем). Так как же понять, когда стоит прибегнуть к аутсорсингу? Давайте попробуем наметить некий план действий.

1.Сформулируем потребность.

Первым делом, давайте опишем задачу, которую хотим отдать на аутсорсинг. Попробуйте понять, нужно ли вам это и зачем. Какие минусы есть у самостоятельного решения задачи? Если потребность сформирована – можно анализировать финансовый аспект.

2.Проанализируем экономическую целесообразность.

Тут всё просто – нужно оценить, насколько аутсорсинг задачи целесообразен с экономической точки зрения. Есть ли у вас ресурс для формирования собственного отдела? Потребует ли удовлетворение потребности новых людей, площадей, других ресурсов? Сильно ли возрастёт нагрузка на управленческий персонал компании? 

На этом этапе становится понятно, выгоден ли аутсорсинг «по деньгам». Вполне вероятно, окажется, что удовлетворять собственные потребности самостоятельно выгоднее с экономической точки зрения. Постарайтесь учитывать не только прямые, но и косвенные расходы и выгоды от использования аутсорсинга.  

3.Подберём достойного подрядчика.

Как мы уже говорили, поменять аутсорсинговую компанию – непростая задача. Лучше постараться и не ошибиться с выбором подрядчика изначально. Не спешите с выбором – лучше всё внимательно и аккуратно взвесить. 

4.Составим правильный договор.  

Не спешите соглашаться на типовой договор оказания услуг. Помните, что не просто заказываете некие работы, а доверяете стороннему исполнителю определённый бизнес-процесс, от которого многое зависит для вашего бизнеса. Уделите особое внимание инструментам контроля деятельности исполнителя с вашей стороны, подробно пропишите ответственность за накладки.

Вместо послесловия

Аутсорсинг может быть крайне эффективным инструментом бизнеса, но может быть и роковой ошибкой. Напишите нам newsmallbusinessru@yandex.ru о вашем опыте передачи бизнес-процессов внешним подрядчикам – будем рады как положительному опыту, так и отрицательному.