Как снять офис и в каких случаях он не нужен?

Одно мы знаем точно, аренда офиса – одна из основных статей расходов малого бизнеса. Видится вполне логичным попытаться столь значительной нагрузки на неокрепший бюджет избежать. Почему же предприниматели не стремятся к этому, а скорее наоборот, снова и снова несут столь ценные для запуска ресурсы в косматые лапы арендодателей?

Для чего предпринимателю офис?

И действительно – для чего малому бизнесу офис? Опросив примерно два десятка предпринимателей, мы постарались собрать для вас основные причины.

1. Если не будет офиса, бизнес будет выглядеть недостаточно серьёзным, никто ничего не купит.
2. Если не будет офиса, клиентам будет некуда приходить, и они не придут вообще, нечего будет указать в рекламе.
3. Если не будет офиса, моим сотрудникам будет негде работать.
4. Если не будет офиса, мне некуда будет ходить на работу и я буду лениться или относиться к делу недостаточно серьёзно.

Были и ещё варианты, но мы исключили их, как редкие или абсурдные. Эти четыре – основные, попадаются примерно одинаково часто. Возможно, кому-то это покажется странным, но самый разумный довод – последний. Все остальные – лишь повод задуматься.

Пандемия 2020 года показала многим предпринимателям, что успешно работать можно в любом месте – даже дома. Некоторые, впрочем, убедились в обратном. Именно этим бизнесменам в действительности и стоит задуматься о том, чтобы уехать работать в офиc. Не всем легко сразу перестроиться с работы по найму, многие испытывают потребность в том, чтобы разделять свои пространства на рабочие и домашние. Работать дома здорово. Главное при этом не оказаться в ситуации, когда ты живёшь на работе.

Все остальные перечисленные доводы, хоть и могут иметь смысл в определённых обстоятельствах, по большому счёту являются лишь предрассудками. Давайте остановимся на каждом из них более подробно.

Офис делает бизнес серьёзным

На самом деле, серьёзным бизнес делает внимательное отношение к своим обещаниям, любовь к клиентам и забота о них, качественный и востребованный продукт, яркий маркетинг и мотивированная команда. Список можно продолжить, но в нём всё равно не будет никакого офиса.

Офис – это просто пространство, где люди работают. Необходим он или нет серьёзному бизнесу зависит от того, как организован процесс. Если у вас малый бизнес и острой потребности в офисе нет, попробуйте обойтись без него. Снять помещение вы всегда успеете. Не тратьте деньги хотя бы в этом месяце – вдруг получится.

В офис приходят клиенты

Клиенты не очень расстроятся, если у вас не будет офиса. Нет, конечно, приятно, когда ты пришёл, тебя напоили кофе и так далее. Особенно если до офиса нужно добираться с пересадками, потом выписывать пропуск, топать по промзоне и ещё трижды звонить, чтобы уточнить дорогу. Не улыбайтесь, малые предприниматели, как правило, как раз такие офисы и снимают – недорогие, в труднодоступных местах.

Ваши клиенты будут рады, если им будет удобно с вами встретиться. И хотя тут всё зависит от того, каким именно бизнесом вы решили заниматься, многие виды деятельности действительно не требуют никакого офиса – можно заключать договоры в кафе, оказывать услуги на дому и так далее. А если совсем приспичит – арендовать на день (или несколько) нужное количество мест в коворкинге.

Пандемия научила людей обходиться без офисов, приучила воспринимать компании без адреса, как должное – даже наоборот, поддерживать их и включаться в процесс поиска оптимальных точек для встреч. Если сомневаетесь – спросите ваших клиентов, нужен ли им ваш офис.

Адрес офиса нужно указывать в рекламе

Ещё один распространённый призрак прошлого – необходимость указывать адрес офиса в рекламе. Посмотрите на образцы рекламы, с которыми сталкиваетесь каждый день – часто ли там указан адрес офиса и горите ли вы сами желанием куда-то идти или ехать? Конечно нет. И другие люди – тоже.

Время поменялось, поменялись технологии. Если раньше компания с мобильным номером телефона могла показаться ненадёжной, сегодня даже крупнейшие бизнесы спокойно используют подменные и временные номера, мобильные и прочие технологии. Реклама стала другой и каналы коммуникаций стали другими. Адрес вашего Инстаграма часто бывает важнее указать, чем адрес офиса.

Офис нужен сотрудникам

Здесь, опять же, лучше спросить самих сотрудников. Так ли им нужно куда-то ходить (а чаще – ездить), чтобы эффективно работать? Вполне возможно, что нет. Современные технологии позволяют не только эффективно организовать рабочий процесс в удалённом формате, но и осуществлять контроль рабочего времени. Если ваши сотрудники останутся дома, они не будут валяться на диванах или играть в приставку. Вполне возможно, что не будут также плести интриги и без конца бегать в курилку.

Если у вас есть сотрудники, для которых действительно необходим офис, возможно стоит перевести на удалённый формат не всех. Это позволит если не отказаться от офиса полностью, то хотя бы сократить необходимую вам площадь, а значит и стоимость её аренды. И это мы еще не считаем экономию на технике, хозяйственных товарах, кофейных капсулах и всём остальном.

Почему предпринимателю не нужен офис

Чуть выше мы составили список причин, по которым офис предпринимателю нужен, а потом разбили его в пух и прах. Теперь давайте составим список потенциальных причин для отказа от аренды офиса. Итак, поехали.

1. Аренда обходится дорого и требует дополнительных расходов (уборка, расходные материалы, парковка и так далее). Кроме того, чтобы арендовать помещение, нужно оплатить не только первый месяц аренды, но и последний, а также внести залог – всё это ложится на бюджет запуска малого предприятия неподъёмным грузом.
2. Ежедневные перемещения в офис и из офиса съедают массу времени. Попробуйте посчитать, сколько времени тратит ваша команда – сложите время, которое каждый из вас проводит в пути. Сколько вышло в день? В месяц? В год? Не лучше ли потратить бесценный ресурс на работу, отдых или личную жизнь?
3. В офис необходимо купить мебель, технику, расходные материалы, кофейный автомат, а ещё полотенца, мыло и туалетную бумагу – километры туалетной бумаги. И это мы молчим про оплату связи, охраны, парковки и всего остального, без чего ваш бизнес, вероятно, спокойно обойдётся, если у вас не будет офиса вовсе.
4. Офис формирует ощущение рутины. Это демотивирует вашу команду, делает работу скучной. Особенно это сказывается на более творческих сотрудниках, то есть на тех, кто потенциально способен генерировать гениальные идеи и по-настоящему двигать ваш бизнес вперёд.
5. Офис обязательно потребует от вас новых сотрудников, которые не пригодились бы, если бы не было офиса.

В общем, если посчитать все расходы на содержание офиса, можно по-настоящему удивиться. Попробуйте на досуге. Только подумайте, какие возможности откроются перед вами, если эти деньги будут вложены в развитие действительно значимых бизнес-процессов – в производство, продажи, маркетинг, отношения с клиентами и развитие персонала. Разве это лишние для вас деньги?

Нужен ли офис предпринимателю

Как вы уже успели убедиться, современный предприниматель вполне может обходиться без офиса. Можно работать дома и в кафе, а в крайних случаях – арендовать место в коворкинге. Отсутствие офиса позволит не только сэкономить значительную часть бюджета малого предприятия, но и избавит вас от необходимости содержать дополнительных людей, покупать лишнее имущество, организовывать связанные с эксплуатацией недвижимости.

Конечно, нельзя исключать, что офис потребуется вам попозже, с ростом оборотов бизнеса, количества персонала или ещё каких-то факторов. Тогда и вернётесь к этому вопросу. Посчитайте! Даже продержавшись всего один месяц без офиса, вы сэкономите кругленькую сумму. Мы надеемся, она поможет вам сделать качественный рывок в развитии вашей деятельности!

Зачем действительно нужен офис

Теперь, когда вы и сами почти уверены в том, что аренда офиса – пустая трата денег, справедливости ради, давайте посмотрим, зачем на самом деле нужен офис. Вы по-прежнему можете отказаться от идеи с арендой помещения, но придётся придумать, чем и как компенсировать перечисленные ниже функции.

Офис – рабочие места для руководства

Чем более разветвлённым и многочисленным становится руководство фирмы, тем нужнее ей место для взаимодействия. Конечно, можно решать ключевые вопросы и в неформальной обстановке (например, в бане) и часто так и происходит. Но определённый круг рутинных вопросов управления всё равно будет требовать собственного пространства – офиса.

Малый бизнесмен, как правило, скорее является собственным сотрудником, чем профессиональным руководителем. Однако, существуют такие предприниматели, которые сразу же фокусируются на управлении. Для таких людей офис может стать местом силы и окупиться. Более того, иногда есть смысл сразу же нанять секретаря, чтобы разгрузиться от рутины и концентрироваться на более важных бизнес-процессах.

Офис – способ коммуникации сотрудников

Раскидать сотрудников по домам сегодня не является сложной задачей. Современные способы и каналы связи обеспечивают достаточно эффективное взаимодействие. Но станет ли удалённый персонал настоящей командой. Смогут ли люди сплотиться без ежечасных походов в курилку и к кофейному автомату, без интрижек и служебных романов, без живого взаимодействия?

Заменят ли совместную работу в пространстве офиса регулярные «корпоративы» и совместные мозговые штурмы в «третьих местах», хватит ли рабочих встреч в «Скайпе» и «Зуме» или всего этого недостаточно? Каждый предприниматель должен ответить на этот вопрос сам для себя, с учётом специфики как его бизнеса, так и конкретных людей в команде. Прошедший кризис показал, что приспособиться к «удалёнке» действительно могут далеко не все. 

Офис – способ контроля работы персонала

Невозможность по-настоящему эффективного контроля за работой персонала – один из основных страхов предпринимателей при переходе на удалёнку, а заодно и главных поводов немедленно арендовать офис.

На самом деле, уже существуют современные программы для контроля присутствия на рабочем месте – даже более эффективные, чем всевидящее око начальника. Кроме того, гораздо правильнее заниматься не усилением контроля, а развитием лояльности сотрудников, их мотивации и нацеленности на результат.

Стоит задуматься и о грамотной системе отчётности о проделанной работе, и о правильной постановке задач, а также их распределении. Помогут и регулярные созвоны и сеансы связи в Zoom. И самый лучший совет – подбирайте таких сотрудников, которые не будут филонить, даже оставшись без контроля с вашей стороны.

Представительская функция офиса

Ещё одна важная функция офиса – представительская. В офис действительно можно пригласить партнёров или клиентов, показать им серьёзность компании, её достаток, а через него – надёжность. Правда, в век Инстаграма многие перестают воспринимать внешний лоск как гарантию чего-либо. Иногда отсутствие у фирмы офиса может сказать о его отношении к делу больше, чем самые длинноногие секретарши и самые нарядные диваны в приёмной.

Кроме всего прочего, бизнесу нужен юридический адрес. По задумке законодателя, это действительно адрес головного офиса. Однако на практике многие бизнесмены предпочитают купить юридический адрес, а то и просто выдумать его из головы. Можно указать в качестве юридического адреса ООО и домашний адрес учредителя, как это делают все ИП. Таким образом, вопрос о том, нужен ли предпринимателю офис ради юридического адреса – тоже практически не стоит.

ВАЖНО: Решая вопрос с юридическим адресом, помните о том, что крайне важно иметь возможность получать приходящую по нему почту. Домашний адрес одного из учредителей фирмы является оптимальным выбором, так как ни одно письмо государственной важности не будет потеряно.

Как сэкономить на аренде офиса

Этот раздел – для тех, кому нужен офис, но всё равно хочется сэкономить на аренде площадей. Если вы пришли к выводу о том, для эффективной работы вашего бизнеса вам всё-таки необходимо снять помещение, не спешите шерстить объявления на «Авито». Вам тоже есть, о чём задуматься.

В первую очередь, нужно определиться с целями и задачами. Поймите, для чего именно вам нужен офис и уже с учётом ответа на этот вопрос переходите к подбору помещения. Определите, кто из ваших сотрудников обязательно должен работать в офисе, а кто может обходиться без постоянного рабочего места – пользоваться каким-то общим столом, а то и вовсе работать удалённо.

Большинству малых предпринимателей стоит постараться и найти офис с мебелью. Если подходящий объект подобрать не удастся, попробуйте хотя бы купить подержанную. На том же «Авито» можно найти сотни комплектов офисной мебели в отличном состоянии. Такая как раз остаётся от тех, кто первым делом снял офис и приобрёл туда новую мебель.

Теперь поймите, что из оборудования нужно для обеспечения деятельности «офисной» части коллектива. Какие предметы можно использовать коллективно, а какими действительно необходимо оборудовать каждое рабочее место. Особое внимание уделите технике. Большинство офисов могло бы запросто обойтись без 70-90% периферийных устройств (главным образом, принтеров) и как минимум половины телефонных аппаратов. Представляете, сколько это денег?

В зависимости от необходимого количества рабочих мест и техники, определите нужную площадь помещения. Постарайтесь свести на нет лишние пространства. Нужна ли вам кухня? Так ли часто вы будете пользоваться переговорной? Нужны ли отдельные кабинеты или достаточно открытой планировки (как теперь модно говорить, «оупенспейс»). Помните о том, что любые коридоры съедают очень много пространства.

Не забывайте о том, что офисы в странных местах стоят сильно дешевле тех, что расположены на центральных улицах и в элитных деловых центрах. Вполне возможно, что вашим сотрудникам как раз проще добираться до спального района (например, они живут поблизости). Иногда близость железнодорожной станции или развязки с кольцевой дорогой важнее, чем, например, метро. Даже крупные компании нередко выбирают менее удачные дислокации, чтобы экономить на аренде – часто им выгоднее даже наладить для сотрудников и посетителей бесплатные развозки и трансферы от метро.

А теперь давайте резанём по самому больному месту всех бизнесменов – по кабинету директора. Подумайте и ответьте себе максимально честно, нужен ли он вообще. В этом месте можно принять одно из самых выгодных решений – отказаться от собственного угла. Очень часто предприниматели проводят в офисах не так много времени, а площади попросту пропадают, ежедневно и круглосуточно сжирая арендную плату.

Ещё одно сильное решение – отказ от огромного директорского стола с конференц-приставкой и стеллажами в комплекте. Такой набор не только стоит довольно дорого, но и занимает место. Возможно, пока стоит подумать о том, как использовать деньги (да и офисное пространство) более эффективно.

Другая чёрная дыра для денег – связь и интернет. Как правило, на территории офисных центров работают какие-то прикормленные фирмы, дерущие за телефонные линии и скоростной интернет огромные деньги. Не спешите платить им. Почти всегда можно придумать альтернативный подход к решению вопроса связи. Помните, что иногда даже мобильный роутер может быть более эффективным решением, чем офисный провайдер. И уж точно не стоит покупать у таких ребят телефонные номера – лучше выбрать крупного провайдера виртуальных АТС.

И последнее, на чём можно хорошо сэкономить – агентство недвижимости. Несмотря на то, что в последнее время некоторые агентства перестали требовать за свои услуги стоимость месячной аренды, их услуги всё равно обходятся недёшево, но при этом не представляют для малого предпринимателя практически никакой ценности. Потратьте чуть больше времени, и вы сможете подобрать отличное помещение сами – арендуйте его у собственника напрямую. А деньгам найдите другое применение.

Альтернативные варианты офисных помещений

Сегодня доступно большое количество альтернативных решений вопроса с офисом. Это коворкинги, бизнес-инкубаторы, офисы «напрокат», а также разнообразные сервисы коллективного пользования, виртуальные офисы, в том числе и облачные. Мы обязательно расскажем обо всём этом в наших следующих статьях. 

Как снять офис

Если вы всё-таки решились снять офис, уделите этому вопросу большое внимание – будьте предельно внимательны и расчётливы. Никуда не спешите, собирайте данные и анализируйте их. Спешка в таком ответственном и капиталоёмком вопросе всегда приводит к потерям и упущенным нюансам.

Вот такие советы можно дать тем, кто решил арендовать офис:

• Изучайте информацию об объекте и арендодателе. Проверьте, введено ли здание в эксплуатацию, не банкротится ли собственник и так далее.
• Внимательно читайте договор аренды – лучше с юристом. Не стесняйтесь требовать внесения в него правок.
• Изучите отзывы прошлых и текущих арендаторов об арендодателе. Зайдите к будущим соседям и просто поговорите о том, как им работается.
• Совершайте все платежи официально, фиксируйте их в специальном файле и не теряйте платёжных документов.
• Обязательно уточните, что входит в стоимость аренды офиса, а что – нет. Связь, охрана, уборка общих помещений, электричество и многие другие расходы могут запросто свалиться как снег на голову уже после подписания договора. Особенно такими «нюансами» грешат недорогие бизнес-центры.
• Не забудьте уточнить, предоставляется ли арендаторам возможность пользоваться парковкой (платно это или бесплатно), возможен ли круглосуточный доступ к помещению и есть ли сложности с доступом посторонних лиц (например, ваших клиентов).
• Не стесняйтесь торговаться и обсуждать возможности улучшения условий. Многие арендодатели готовы к переговорам – особенно в период кризиса и нелёгкий период выхода из него.

Особенности субаренды офиса

Много вопросов всегда вызывает субаренда офиса, то есть случай, когда вы арендуете помещение не у собственника, а у другого арендатора. Именно при субаренде важно учитывать особенно большое количество нюансов и быть ещё более осторожным, чем обычно.

Во-первых, именно в субарендных договорах чаще всего возникают ситуации, когда арендодатель не имел права сдачи помещения в субаренду. Свой договор с владельцем недвижимости он, само собой, не захочет показывать, чтобы не раскрывать своих «финансовых показателей».

Кроме того, довольно распространена простая мошенническая схема, когда некто снимает помещение на месяц, сдаёт его в субаренду нескольким разным людям и исчезает навсегда, собрав с каждого по два арендных платежа. Единственные способы обезопасить себя – всё-таки связаться с владельцем помещения или добиться ознакомления с правоустанавливающими документами.

Учитывайте, что если собственником недвижимости является Госкомимущества или помещение находится в федеральной собственности, договор субаренды в обязательном порядке подлежит государственной регистрации. В остальных случаях регистрации подлежат только договоры аренды (или субаренды), заключённые на срок свыше одного года.

Несмотря на сказанное, к договорам субаренды офисных помещений на короткий (до года) срок всё равно есть дополнительное требование. По закону такой договор должен быть согласован с собственником. В правом верхнем углу каждого из экземпляров документа должна стоять соответствующая виза («СОГЛАСОВАНО», «РАЗРЕШАЮ» или «НЕ ВОЗРАЖАЮ») с печатью владельца помещения и подписью уполномоченного им лица.

Вместо послесловия

Мы надеемся, что помогли вам разобраться в вопросах аренды офисных помещений и определиться, нужен ли вообще офис на данном этапе развития вашего бизнеса. Если же у вас остались вопросы – задавайте их в наших социальных сетях, а также присылайте по электронной почте. Ответами мы дополним этот материал, либо они станут темами новых статей нашего сайт