Как организовать электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами: инструкция для малого бизнеса

Шаг 1. Выберите оператора ЭДО

Оператор — это лицензированная платформа, которая обеспечивает юридически значимый обмен документами. При выборе ориентируйтесь на следующие критерии:

• Присутствие ваших контрагентов. Уточните, какими операторами уже пользуются ваши ключевые партнёры. Самый простой путь — присоединиться к самой популярной у них системе.

• Интеграция с вашим учётным ПО. Убедитесь, что оператор совместим с вашей бухгалтерской программой (например, 1С, Контур.Бухгалтерия) и сервисами (Контур.Диадок, СберКорус, Тензор). Это позволит автоматизировать учёт.

• Стоимость и тарифы. Оцените абонентскую плату и стоимость одного документа. Многие операторы предлагают специальные тарифы для малого бизнеса.

• Простота интерфейса и поддержка. Платформа должна быть интуитивно понятной для вас и ваших сотрудников, а техническая поддержка — оперативной.

Шаг 2. Подключите и настройте систему

После выбора оператора выполните несколько технических шагов:

1. Заключите договор с оператором ЭДО.

2. Получите электронную подпись (ЭП). Для внутреннего и внешнего ЭДО понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её можно оформить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России.

3. Установите необходимое ПО, которое обычно предоставляет оператор (например, криптопровайдер для работы ЭП).

4. Настройте систему под свои нужды: определите, кто из сотрудников будет иметь право подписывать документы, настройте шаблоны и маршруты согласования.

Шаг 3. Протестируйте обмен с ключевым контрагентом

Не переводите всех партнёров одновременно. Начните с самого лояльного и технологически подготовленного.

• Обменяйтесь тестовыми документами (например, не имеющими финансовой силы счетами-фактурами или письмами).

• Проверьте корректность: все ли реквизиты передаются, правильно ли отображаются подписи, приходят ли уведомления о получении.

• Убедитесь в юридической значимости: документ должен иметь все обязательные реквизиты, а КЭП — соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Шаг 4. Организуйте полномасштабный переход

После успешного теста можно расширять ЭДО на других контрагентов.

1. Уведомите партнёров о переходе на электронный документооборот, объясните преимущества и простоту процесса.

2. Подготовьте соглашение об ЭДО или добавьте соответствующий раздел в действующий договор. В нём пропишите:

• Используемого оператора.

• Вид электронной подписи.

• Признание юридической равнозначности электронных документов бумажным.

3. Начните обмен сначала по не самым критичным документам (договоры, акты), затем переходите на первичные бухгалтерские документы (счета-фактуры, УПД, накладные).

Важные нюансы для малого бизнеса

1) Налоговый вычет. С 1 января 2025 года при использовании ЭДО с бюджетными и некоторыми коммерческими контрагентами можно получить налоговый вычет по НДС в размере 20 тыс. рублей (ст. 171.1 НК РФ).

2) Работа с теми, кто не на ЭДО. Если контрагент не готов к переходу, вы можете продолжать использовать бумажный документооборот с ним параллельно с электронным — это законодательно разрешено.

3) Архивация. Оператор ЭДО обязан хранить документы в течение 5 лет. Тем не менее, рекомендуется вести и свой локальный архив (бэкап) важных документов.

Внедрение ЭДО — это последовательный процесс, который начинается с анализа своих партнёров и выбора платформы. Начинайте с малого — с одного контрагента и одного типа документов. Это снизит нагрузку на команду и позволит постепенно, без стресса, перевести все деловые коммуникации в цифровой формат, получив в итоге скорость, экономию и порядок в документообороте.