Как оформить сотрудника на удаленку

В реалиях пандемии вопрос о дистанционной работе встал остро перед большинством компаний. Каждый решает этот вопрос по-своему в зависимости от отрасли и сферы деятельности. Многие крупные корпорации отправили сотрудников на удаленку до окончания пандемии, а Twitter и вовсе разрешил сотрудникам всегда работать удаленно. Некоторые компании выбрали комбинированный тип работы, либо отправили на полную удаленку часть коллектива. Так, Сбербанк в прошлом году сообщил, что оставит на удаленке до 30% сотрудников.  В любом случае, переводя сотрудников на удаленный режим работы или принимая новых на таких же условиях, формат работы стоит прописать в договоре. Расскажем в статье, как правильно это делать.

Постоянная удаленная работа

Чтобы перевести сотрудника на постоянную удаленку, нужно оформить дополнительное соглашение и соответствующий приказ. В соглашении пропишите все новые условия, например, график работы и изменения в заработной плате (если они есть). 

После подписания дополнительного соглашения издается приказ. В нем нужно указать, что сотрудник перешел на удаленный формат работы, проставить дату начала работы в новом формате, а также указать данные работника.  В графе “Основание” приказа сошлитесь на инициативу работодателя или сотрудника, либо на дополнительное соглашение. Распечатайте приказ в двух экземплярах, ознакомьте с ним сотрудника и попросите поставить подпись.

Временная удаленная работа

С января 2021 года такой формат работы закреплен на законодательном уровне (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).Таким форматом удобно пользоваться в период пандемии: можно перевести коллектив на удаленку, пока не закончится очередная волна коронавируса. Временная удаленка подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре. Он не должен превышать 6 месяцев. Заключите с сотрудником дополнительное соглашение. В нем обозначьте условия работы:  в каком случае сотрудник остается на удаленке или выходит в офис. Так вы сможете избежать спорных моментов. О временной дистанционной работе нужно издать указ. Основаниями послужат дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Комбинированная удаленная работа 

Многие компании перешли на комбинированный удаленный график. Он позволяет сотрудникам работать из дома, но обязует появляться в офисе 2-3 раза в неделю. Если раньше руководители договаривались с подчиненными о комбинированном графике на словах, то сейчас перейти на такой формат можно официально (ст. 312.1 ТК). Пропишите условия работы в трудовом договоре при устройстве сотрудника на работу или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом. В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник начинает работать по смешанному графику. Если компании важно, чтобы сотрудник появлялся в офисе в определенные дни, это тоже нужно прописать в соглашении. Также обозначьте условия работы сотрудника. Например, вы оплачиваете расходы на телефонную связь, интернет, предоставляете корпоративный компьютер и так далее. Некоторые работодатели обязуют  сотрудников присылать отчет о проделанной работе за определенный период времени.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель не обязан издавать приказ по при переходе на комбинированную работу. Однако бухгалтерия, скорее всего, потребует первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих органов, лучше оформить приказ. 

Основные правила для всех видов удаленной работы 

• Устраивайте zoom-конференции

Чтобы сотрудники не теряли мотивацию, трудясь дома, чаще общались с коллегами и обменивались результатами, устраивайте раз в день короткие онлайн-встречи. Лучше делать это в начале дня. За 20-30 минут каждый из участников команды может поделиться результатами за предыдущий рабочий день и планами на следующий.

• Выберите удобный способ общения

При дистанционной работе сотрудники чаще всего общаются друг с другом в переписке.  Выберите  подходящий мессенджер, где вы будете общаться. Это может быть WhatsApp, Telegram, либо специальный корпоративный мессенджер.

• Оформляйте больничный официально

Если сотрудник заболел, ушел в декрет или ухаживает за больным родственником, он должен выслать работодателю оригинал больничного листа заказным письмом с уведомлением, либо передать работодателю данные электронного больничного листа — серию и номер. Вы, как работодатель, должны будете оформить и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.

• Отправляйте сотрудников в отпуск согласно обычному графику работы

Правила предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска должны быть одинаковыми для всех сотрудников, независимо от формата их работы. По закону работодатель обязан оформить отпуск не менее 28 календарных дней в год.

• Постарайтесь не сокращать зарплаты

В начале пандемии некоторые компании, которые перевели часть коллектива на удаленку, в силу финансовых сложностей срезали сотрудникам зарплаты. Их можно понять, однако если объем работы при этом не уменьшается, снижать зарплату вы не имеете права по закону. Согласно статье 312.5 ТК РФ, переход работника на удаленную работу не должен сокращать его заработок.

• Обеспечьте сотрудников оборудованием  для работы

Согласно статье 312.6 ТК РФ, работодатель  обязан обеспечить работника всем необходимым для удаленки — оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты данных. Вы должны обеспечить сотрудников компьютерами, установить лицензионное ПО для работы, при необходимости обеспечить телефонами. Сотрудники могут использовать и собственные ресурсы, по согласованию с вами, однако тогда работодатель обязан компенсировать эти расходы, например, оплачивать электроэнергию, интернет и телефон.