Семь советов эксперта по защите данных для малого и среднего бизнеса

Автор: Игорь Вербицкий, директор по информационной безопасности Яндекс 360

По данным «Кибердома», в 2024 году на них пришлось 46% всех киберинцидентов в России — практически каждая вторая атака. Причина очевидна: у МСП защита обычно слабее, чем у корпораций.

Зачем мошенники целятся в небольшие компании? Все просто: по мере роста бизнеса накапливается ценная информация — контракты, персональные данные клиентов и сотрудников, проектные документы, финансовые отчеты. Преступники крадут эти базы для продажи на черном рынке или используют для шантажа. С расширением компании появляются новые уязвимости: дополнительные сотрудники, подрядчики, устройства и сервисы. Утечка или блокировка через эти каналы может привести к потере клиентов, штрафам или даже закрытию бизнеса.

Но это не значит, что нужно возвращаться к бумажным архивам или устраивать ежедневные проверки сотрудников. Достаточно внедрить несколько практических правил, чтобы значительно снизить риски. Вот семь шагов, которые помогут систематизировать защиту.

1. Проведите инвентаризацию своих данных

Начните с полного аудита: соберите список всех данных, которые есть в компании, — от клиентских баз до финансовых отчетов. Определите, где они хранятся (на серверах, в облаке, на устройствах сотрудников), и классифицируйте по уровням важности:

• критические (например, банковские реквизиты);
• конфиденциальные (персональные данные);
• общие (внутренняя документация).

Используйте для систематизации любую привычную таблицу: столбцы для типа данных, места хранения, ответственного и текущего уровня доступа. Это поможет критически оценить, кто должен иметь к доступ к документам и какие виды защиты применить.

2. Настройте персональные «замки»

Многие утечки происходят не из-за хакерских атак, а от случайного доступа: сотрудник делится файлом с коллегой, и информация уходит дальше. Введите принцип минимальных привилегий — давайте доступ только к тому, что нужно для работы. Например, в облачных хранилищах вроде Яндекс Диска настройте права на уровне папок: маркетологи видят только креативные материалы, а бухгалтерия — финансовые документы.

Аналогично в чатах Мессенджера: создайте отдельные каналы с ограниченным доступом. Чтобы усилить защиту, назначьте роли (админ, менеджер, специалист) с предустановленными правами. Это снижает человеческий фактор и упрощает управление: например, при увольнении просто отключите аккаунт, и доступ закроется автоматически.

3. Используйте единую цифровую среду

Когда команда работает в разрозненных инструментах — это не только хаос (потерянные письма, дубликаты файлов), но и повышенный риск: данные рассредоточены, и их легко потерять. Перейдите на единую платформу, которая объединяет почтовый сервис, хранилище, календарь, ВКС и другие сервисы.

Такой подход позволяет выстроить бесшовную работу в компании: общий интерфейс, кросс-сервисное взаимодействие, постоянные обновления и расширения функционала. Кроме того, все данные защищены едиными механизмами: шифрование, резервное копирование и контроль доступа.

Для перехода начните с перевода ключевых процессов. Например, перенесите почту и протестируйте ее на небольшой группе сотрудников, чтобы избежать сбоев.

Кроме того, все современные виртуальные офисы имеют продвинутый алгоритм миграции и онбординга сотрудников, что позволяет перевести компанию в новую экосистему в кратчайшие сроки.

4. Внедрите двухфакторную аутентификацию и контроль устройств

Пароль — это только первая линия обороны. Если его украдут, злоумышленник получает полный доступ. Важно иметь двухфакторную аутентификацию 2FA через приложение или SMS. Дополните контролем устройств: в панели администратора отслеживайте, с каких гаджетов и IP-адресов входят в систему. Любое подозрительное подключение можно быстро заблокировать.

5. Подстрахуйтесь на случай утраты данных

Реалистичный подход требует учитывать все сценарии развития событий, включая негативные. Так, атака шифровальщика или сбой в работе оборудования могут стереть годы достижений вашего бизнеса.

Внедрите регулярное резервное копирование: ежедневно или еженедельно копируйте данные на внешние серверы или облако. Используйте правило 3-2-1: три копии данных, на двух разных носителях, одна — оффлайн (например, на внешнем диске в сейфе).

Тестируйте бэкапы раз в месяц: попробуйте восстановить файл, чтобы убедиться в работоспособности. Это не только спасает от потерь, но и минимизирует простои — бизнес может вернуться к работе за часы, а не дни.

6. Регулярно проводите обучение сотрудников

Технологии не спасут, если сотрудники кликают на подозрительные ссылки или вводят пароли на фишинговых сайтах. Организуйте короткие тренинги: объясните, как распознавать подозрительные письма (странный отправитель, орфографические ошибки, срочные просьбы). Добавьте практику: раз в квартал рассылайте тестовые фишинговые письма и анализируйте, кто попался. Используйте встроенные фильтры в почте для блокировки вредоносного контента, но подкрепляйте обучением — покажите реальные примеры атак на похожие компании.

7. Контролируйте цепочку подрядчиков

Любой партнер, которому вы даете доступ к данным, может стать источником утечки, не подозревая об этом (вы же не знаете, какие протоколы защиты внедрены у него). Проверяйте, как он обеспечивает защиту своих данных, подписывайте NDA (так вы сможете доказать свою правоту в случае утечки) и четко пропишите условия хранения и обработки информации. Хорошее решение — пользоваться цифровой экосистемой, которая:

• позволит при необходимости интегрировать в процесс внешних пользователей;
• имеет высокую степень защиты данных.

Выбирайте сервисы, где администратор цифрового пространства видит, какие внешние аккаунты подключены к вашей организации, и может в любой момент отозвать права. При этом обмен документами возможен только через защищенные каналы, без пересылки по открытым мессенджерам.

По мере роста компании растет и ответственность за данные. Особенно это актуально для МСП, где каждая утечка или сбой могут стать серьезным ударом по репутации. Никто не застрахован от атак, но можно минимизировать их последствия. Если выстроить системную работу с информацией и использовать надежные корпоративные цифровые экосистемы, безопасность перестанет быть роскошью и превратится в рабочий инструмент устойчивости и развития бизнеса.

Источник основного изображения — Freepik