Полезные технологии: электронная сдача отчётности

Бизнесменам уже давно не требуется лично ездить в налоговую и фонды, чтобы исполнить эту ежеквартальную и часто обременительную обязанность. Известный, но крайне ненадежный способ подачи декларации по средствам почтового отправления также имеет гораздо более приемлемую альтернативу, которой стала сдача отчётности по телекоммуникационным каналам связи. Предоставляемые специализированными операторами услуги позволяют не только оптимизировать бизнес-процесс, но также и обеспечить сохранность информации о поданных отчётах и декларациях, что иной раз может сыграть не последнюю роль в возможных спорах с инспекторами.  

Отчёт готов к отправке

Если организация или предприниматель ведут учёт в традиционных бухгалтерских программах, установленных на локальных компьютерах, то для того, чтобы воспользоваться возможностью сдавать отчёты через интернет, им необходимо заключить соответствующий договор с уполномоченной компанией. После этого на компьютер клиента устанавливается необходимое программное обеспечение, выдается носитель, как правило, флешка, обеспечивающий доступ к функционалу, создается электронно-цифровая подпись. В этом случае для отправки отчётности пользователю необходимо будет или загрузить готовые декларации, созданные в бухгалтерской программе, или составить отчёт вручную непосредственно в том же ПО.

Для пользователей сервисов интернет-бухгалтерии всё выглядит ещё проще: создание отчётности и её отправка в ИФНС производится в одной программной оболочке, доступ к которой осуществляется через окно браузера. А если при этом используется ещё и так называемая облачная ЭЦП, то процесс составления, подписания и отправки отчётности вообще не потребует установки на компьютере какого-либо специализированного ПО. Подлинность передаваемых документов в этом случае подтверждается непосредственно на серверах удостоверяющего центра, после введения пользователем одноразового пароля, полученного по SMS. Таким образом, чтобы исполнить перед налоговиками свои обязательства, нужен лишь доступ в интернет.

В обоих случаях компании-провайдеры услуг по передаче отчётности в электронном виде следят за тем, чтобы формы отчётов и деклараций соответствовали действующему законодательству. Кроме того, как правило в ПО, через которое производится отправка документов, «зашита» функция, позволяющая провести проверку подаваемых отчётов. Конечно, обнаружить таким образом ошибки, возникшие из-за неправильного учёта тех или иных хозяйственных операций на уровне отражения первичной документации скорее всего не удастся, но от глупых математических нестыковок между различными строками деклараций вы будете застрахованы. Однако обратите внимание: в бухгалтерских формах, заполняемых в тысячах рулей, могут возникнуть расхождения из-за правил округления показателей.

В любом случае сервис предложит подписать и отправить отчёт только в том случае, если ошибок в нём он не обнаружит.

Подписать и отправить

Обратите внимание: после нажатия кнопки «подписать и отправить» отчётность не попадает напрямую к инспекторам. Компании, обеспечивающие электронную сдачу отчётности, берут на себя обязанность эти декларации принять, и далее отправить их непосредственно адресатам – ИФНС, ФСС или ПФР, уже согласно условиям подписанных с ними соглашений. Таким образом, отправив отчёт, для начала вы получите протокол отправки, в котором будет указаны дата и время передачи файла с отчётом компании-оператору. С его отправкой далее по этапу последние как правило не затягивают. Однако подтверждение о получении отчёта инспекторами приходит не сразу, а как правило минимум на следующий день. Далее происходит проверка переданных данных, и в конечном итоге фирма или ИП получает или подтверждение того, что его отчёт принят, а сведения внесены в систему, или протокол ошибок, объясняющий почему отчётность не прошла.

О сроках электронной подачи отчётов

Формально, чтобы соблюсти законодательно установленные сроки подачи, бухгалтер должен успеть отправить файл с отчетом до 23:59 соответствующего дня. Речь идёт о передаче формы компании-провайдеру. Таким образом, протокол о получении отчёта инспекторами может быть датирован уже за рамками установленного срока, и это не будет считаться нарушением. Однако оставлять все на последний день не рекомендуется даже самому уверенному в себе бухгалтеру. Ведь если в переданных формах обнаружатся ошибки, отчёт попросту не примут. С налоговыми декларациями подобные казусы – большая редкость, так как вышеупомянутый «чекер» довольно грамотно отслеживает математические ошибки, а заполнение реквизитов происходит автоматически, что сводит к минимуму неточности в составлении форм. А вот во взаимодействии с Пенсионным фондом по электронным каналам связи то и дело происходят накладки. Во-первых ПФР очень долго, иногда до недели проверяет полученные данные. Во-вторых работники Фонда могут самым неожиданным образом обнаружить неточности, которые не отследит ни одна внешняя программа. Как правило, они встречаются в самых проблемных Сведениях персонифицированного учёта: то вылетают какие-то копейки в начисленных или уплаченных суммах, то в фамилии работника оказывается не та буква, то адрес его проживания не соответствует имеющимся данным КЛАДРа. В итоге отчётность «заворачивают» как не принятую с протоколом ошибок, и времени на то, чтобы привести её в устаивающий ПФР вид может не остаться. Вывод в этой связи напрашивается только один: чем раньше отчёты будут готовы и переданы, тем лучше. А когда все дела сделаны, все декларации отправлены, всегда можно отдохнуть денек-другой, даже если календарь бухгалтера в это время сигнализирует о самой жаркой отчётной поре.