Как «выставить» и оплатить счет?

Необходимо проводить такие операции законно, потому как за этим бдительно следят налоговые органы не только для обеспечения целей регистрации ваших сделок и пополнения бюджета, но и для учёта таких платежей при использовании одной из форм специального налогового режима. Поэтому  проводить платежи, используя свой банковский счёт полезно, прежде всего, для вас! А в случае возникновения споров между вами и вашими партнёрами, оплаченные счета будут лишним доказательством выполненных обязательств.
 
Использовать счёт вам придется как в случае, когда вы сами оплачиваете определённые товары и услуги, так и в том случае, когда вы являетесь исполнителем или поставщиком таких товаров и услуг. 
 
Если выставили счёт для оплаты вам:

• вы можете самостоятельно оплатить его в банке, принеся туда выставленный вам счёт;
• вы можете оплачивать все счета со своего компьютера с помощью специальной программы удаленного доступа к счету «Банк-Клиент» через Internet.

 
Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счёте, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки. Наиболее популярны следующие системы: InterBank, разработанная компанией R-Style Softlab, и BS-Client, разработанная Bank.s Soft System. Подключение к таким системам стоит недорого — около 30$ в регионах и примерно 100$ в Москве. Эти затраты включают в себя стоимость программного обеспечения и его установку на вашем компьютере. Некоторые банки, стараясь привлечь как можно больше клиентов, устанавливают такие системы почти бесплатно («Сбербанк России», «Банк Москвы»). Абонентское обслуживание в системе «Банк-клиент» обходится также недорого — около 30$. Некоторые банки ограничиваются абонентской платой, другие продолжают взимать деньги за обработку каждого документа, но берут за это на 10—20% меньше, чем за обработку бумажных платёжек. Использование такой системы ускоряет обработку счёта и, в случае допущенной ошибки, уведомляет вас о ней.
        
В первом случае вам придётся дополнительно оплатить услуги банка, комиссии и затратить большее количество времени, а во втором таких затрат нет, но необходимо будет купить и установить специальную программу и потратить время на её освоение. Какой из вариантов лучше использовать — решать Вам!
       
Для того, чтобы выставить счет, вы также можете воспользоваться одним из следующих вариантов: выработать для вашего предприятия шаблон счета  в стандартных офисных программах (Word, Excel) и вносить необходимые данные в такую форму для каждой конкретной сделки или установить специальную программу для выставления счета.
       
Несомненный плюс второго варианта в том, что программа будет автоматически вести учёт всех совершенных сделок — это облегчит ведение бухгалтерской и налоговой отчетности, а также вы легко сможете проследить оплату ваших счетов и не бояться, что в результате допущенной ошибки в счёте ваши деньги «уйдут» на другой счёт.
         
Минусом, в  свою очередь, является необходимость затраты денежных средств на оплату такой системы, так как большинство компаний предлагают программу на возмездной основе, и обучение персонала с работой с ней. Примерами таких программ могут служить следующие: 24com, Радософт Документы 6, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic.
       
Любой счёт, будь он выставлен в электронном виде или на бумажном носителе, должен содержать следующие реквизиты: сведения о юр. лице или ИП (название, организационно-правовая форма, ИНН, юридический адрес), банковские реквизиты (расчётный счёт, банк, его местонахождение, БИК, к/с), коды (по ОКОНХ, по ОКПО). Что касается печати, то она не является обязательной для такого вида документов. Согласно принципу свободы договоров, вы можете предусмотреть условие, согласно которому вы обязуетесь скреплять счета печатью. В таком случае на вас будут распространяться последствия несовершения простой письменной сделки (соответственно, если вы печать не поставите).
       
Как правило, счёт делается в 1 экземпляре, который потом и передается другой стороне на оплату.
       
Независимо от того, какой вариант выставления счета вы для себя выберете, очень важно следить за правильностью указанных в бланке счета ваших данных и другой стороны, предмет договора, его характеристики (модель, размер и т.д.), а также правильно указывать сумму (если оплата производится по частям, в счете должна быть указана та сумма, которая уплачивается в данный момент, а не вся сумма сделки). Все остальные необходимые условия прописываются в договоре, так как счёт является, по сути, приложением к договору, свидетельством исполнения обязательства и без договора силы не имеет.