Полезная отчетность для ритейла

Предприниматели, которые раньше не использовали кассы и вели бухгалтерию в тетради или Excel, воспринимают нововведения очередными «палками в колесах» со стороны государства. С одной стороны, это так – затраты на покупку нового оборудования, установку, настройку в среднем обойдутся в 25 000 – 30 000 рублей плюс дополнительные временные и финансовые затраты на обучение персонала, адаптацию и поддержание онлайн-системы в рабочем состоянии.

С другой стороны, есть большие плюсы обязательной автоматизации – при тщательном выборе онлайн-кассы можно не только выполнить вмененные требования нового законодательства, но и полноценно автоматизировать бизнес в целом. Кроме того, можно значительно сэкономить на покупке – получить компенсацию от государства до 18 000 рублей за покупку каждой ККТ и выбрать кассу в оптимальном соотношении «цена/качество».

Как автоматизация может помочь малому бизнесу стать эффективнее, рассказывает технический директор компании по автоматизации торговли LiteBox (ЛайтБокс) Сергей Музыкантов:

«Персонал магазинов около половины рабочего времени тратит на рутинные производственные процессы. Автоматизация позволит всю рутинную работу на предприятии «переложить» на машину: управление складом, инвентаризацию, закупки товаров, ценообразование, контроль денег в кассе, печать ценников, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж, получение детализированных данных о клиентах, их предпочтениях, позволят сократить время и построить эффективное управление предприятием. И что самое важное, увеличить доходность бизнеса. При оценке в долгосрочной перспективе - владелец бизнеса, действительно, может стать управленцем, который тратит время и внимание на повышение выручки или маржинальности бизнеса. Проще говоря, все то, что позволяло по сей день крупным ритейлерам быть эффективными, станет возможным и для малого бизнеса».

Передовые цифровые технологии в малом бизнесе

Сегодня большинство малых и средних предприятий ведут бизнес «по старинке»: учитывают продажи и подсчитывают прибыль вручную, практически не делают аналитических прогнозов. Типичную ситуацию в малой рознице комментирует генеральный директор компании по автоматизации торговли LiteBox Роман Арифуллин:

«Допустим, в магазине товарный ассортимент состоит из 200 товаров, и наценка по товарам разная. При использовании обычной кассы из кассового чека вы сможете узнать только то, на какую сумму ваш кассир продал товар. А какой именно продан товар, остаётся только догадываться. Для элементарного товарного учета нужно все продажи фиксировать в тетради, либо периодически проводить инвентаризацию. Но если в вашем распоряжении имеется автоматизированная касса, то ситуация упрощается в разы. Во-первых, бешеная экономия времени – обо всех операциях вы узнаете моментально. Во-вторых, обязанность, а вместе с ней и ответственность за подсчет доходов

и определение их источника ложится на машину, в которую уже заложена наценка на каждый товар по отдельности».

Выбираем онлайн-кассу «с умом»

Онлайн-касса - это целая IT-система, которая не просто обрабатывает платежи клиентов, но и агрегирует большое количество данных о поступающих платежах за продаваемые товары. В связи с введенными поправками в 54-ФЗ, чеки должны содержать наименования реализованных товаров - для этого нужна товароучетная система. Поэтому очень важно выбрать «правильное» программное обеспечение, которое позволит не только управлять движением товаров, но и получать аналитические отчеты по ключевым показателям бизнеса и принимать эффективные управленческие решения.

Сейчас рынок софта предлагает различные решения для автоматизации торговли. Как правило, продажа ККТ осуществляется в комплексе с программным обеспечением (ПО). При покупке онлайн-кассы стоит обратить внимание на функциональные возможности ПО. Кроме того, на предприятии может уже вестись автоматизированный бухгалтерский учет, например, в программах 1С или «Контур» - тогда нужно учесть возможность интеграции кассового ПО с этими программами.

Для малого и среднего бизнеса в сфере ритейла важно найти решение для автоматизации, не требующее серьёзных затрат - как денег, так и времени. В этом случае удобнее пользоваться облачными сервисами – можно не создавать IT-отдел для разработки и поддержания локального программного обеспечения (ПО) или сэкономить на консультациях специалистов сферы IT. Поскольку при невысокой ежемесячной абонентской плате отсутствуют расходы на внедрение, поддержку и обновление программы. Кроме того, современные технологии облачного хранения обеспечивают безопасность данных. Для небольшого бизнеса и тех, кто находится на этапе становления, важно сконцентрироваться на развитии своего дела, и такого рода «аутсорсинг» помогает при минимальных вложениях автоматизировать бизнес-процессы.

Плюс ко всему облачное решение позволяет управлять бизнесом в режиме онлайн, вне зависимости от местоположения.

Как автоматизировать бизнес с помощью онлайн-кассы?

Рассмотрим на примере облачного решения для онлайн касс Litebox , поскольку в ценовом отношении - это доступный программный сервис, интегрируется с «1С», «Контур.Эльба», имеет широкий функционал для автоматизации торговли и круглосуточную службу поддержки клиентов.

Как формируется база товаров в программе?

Для вывода наименований товаров в чеке необходимо ввести в программу товарную номенклатуру – это можно сделать выгрузкой с помощью файла Excel или вручную. Кроме того, в программе LiteBox есть возможность - ввод товаров с помощью глобального справочника: для этого нужно просканировать штрих – код поступившего товара и он сразу заносится в базу.

Дальнейшая работа с товарами происходит программными средствами: печать ценников, редактор ценников, модификация товаров (по размерам, цветам и пр.), экспорт и импорт товаров, ведение наборов с привязкой к поставщику, панель мониторинга работы магазинов.

Указание товарных позиций в чеках и сохранение их электронных копий происходит автоматически. По этим данным впоследствии можно детализировать продажи по каждому товару. Например, в конце каждого дня (любого другого периода) можно сформировать отчет по продажам, товарообороту, прибыли и на основе этого корректировать товарную политику.

Таким образом, вся поступающая и реализованная продукция учитывается программой. С помощью специальных отчетов можно вести аналитику продаж, движения товаров и это учитывать при разработке стратегии развития бизнеса.

Какие именно инструменты и отчеты понадобятся ритейлеру для улучшения показателей торговли?

Как правило, любой магазин, где ведется ручной учет, сталкивается с проблемами: пересортица товаров, отсутствие достоверных данных о количестве товара на складе, затраты времени на инвентаризацию, недостача и излишки товаров на складе.

Как улучшить эти показатели?

Допустим, вы – владелец товарной лавки, имеющей в ассортименте 20 видов сигарет с еженедельными поставками товара. Обычная логика действий продавца при обращении за новым товаром: визуальный осмотр полок, интуитивный анализ имеющихся запасов и соответствующий заказ. Крайне маловероятно, что вы в состоянии удержать в памяти и проанализировать, в какой день какие позиции закончились. Поэтому, вполне реальна ситуация, когда вы не закажете как раз тот товар, который, при наличии на полке, мог бы принести прибыль. В результате ваши торговые площади работают вхолостую, чего можно было бы легко избежать при автоматизации, тем более, что в системе присутствует возможность организации автозакупок.

Для этих целей используются отчеты по запасам, которые показывают наличие товаров на складе и в магазине, ликвидность запасов – что и с какой скоростью реализуется:

1. товарные остатки, оборачиваемость;

2. остатки товаров по подразделениям;

3. неликвидные товары.

Владелец бизнеса в каждом из выше представленных отчетов может выбирать: период, товар, подразделение.

Кроме того, в программе доступно проведение инвентаризации, возможность работы с историей цен по закупочным  документам,  история перемещения товаров между магазинами/складами, функционал работы с пересортом.

Управление товарными запасами в торговле, прежде всего, решает вопросы оптимизации наполнения магазина товарами в достаточном количестве и нужном ассортименте, ускорения товарооборота, своевременной доставки необходимой продукции, исключения появления избытка товаров на складе, особенно это касается тех позиций, у которых есть ограничения по сроку реализации.

Управление продажами или как повысить доходность предприятия?

Автоматизация торговли помогает  даже самому небольшому  магазину работать на уровне супермаркета — продавец сканирует товары, и данные напрямую отправляются в товароучетную систему.

Владелец магазина в любое время с помощью группы отчетовпо продажам  может оптимизировать товарооборот: определить ликвидные, неликвидные, сезонные товары, топ самых популярных товаров.  В зависимости от цели, при формирования отчета можно варьировать входные параметры и  получать нужные данные о продажах в разрезе:

 - отдельной категории  товаров или конкретного товара;

-  периода времени: год, месяц, неделя, день, час;

-  товарооборота по магазину или  торговой сети. 

Анализируя получаемые данные можно разработать:

-  систему скидок;

- оптимизировать наполнение витрин товарами – например, макароны  определенной марки пользуются спросом – расположите их ближе к покупателям;

 увеличить средний покупательский чек, предлагая дополнительно  популярные товары.

Согласно исследованиям, система скидок, товарная политика, учитывающая потребности покупателей  увеличивает количество покупателей минимум на 20 % и повышает уровень прибыли магазина.

Практика показывает, что внедрение онлайн-кассы и программы товароучета  в магазине позволяет снизить издержки и показывает работу магазина в реальности. На основе полученных данных можно легко отслеживать закономерности, «слабые» места: как работают продавцы и довольны ли покупатели ассортиментом. Решение этих и других вопросов позволяет увеличить продажи магазина.

Эффективное принятие управленческих решений

К категории аналитических отчетов относится «АВС анализ», на основе которого можно принимать управленческие решения, выработать стратегию развития бизнеса.

АВС анализ разделяет товары на три группы:

А – 20% товаров дают 80% прибыли

В – 30% товаров дают 15% прибыли

С – «аутсайдеры»: 50% товаров дают 5% продаж.

Категория «C» требует более тщательного изучения, поскольку не всегда прибыль может быть показателем, по которому можно сделать вывод о востребованности товара. Например, спички имеют низкий товарооборот, но это нужный товар. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.

ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам: прибыль, оборот, реализации в штуках. На основе результатов ABC - анализа  владелец может принять решение о вводе определенного товара в ассортимент магазина, определить насколько  необходим тот или иной товар в  общей товарной матрице.

Ценообразование

Наценка товара – это одна из рутинных операций, которая требует времени, а присутствие человеческого фактора часто может привести к ошибкам. В программе процесс ценообразования регулируется настройками и в дальнейшем происходит автоматически: наценка товара  от приходной цены для всей сети, магазина, поставщика;  фиксированная цена товара для всей сети, группы магазинов, конкретного магазина; управление минимальной и максимальной розничной ценой.

Кроме того, в программе доступен отчет по истории цен закупки и продажи – как менялись цены и  по каким документам. Это аналитическая информация, по которой можно строить прогнозы и анализировать перспективы сотрудничества с теми или иными поставщиками.

Показатели эффективности работы предприятия

Статистика позволяет владельцу магазина видеть все показатели по магазину как за текущий день, так  и  в сравнении с прошлыми периодами.

Динамика продаж анализируется в разрезе периодов по следующим показателям:  продажи, прибыль и количество покупателей. На основе данных оценивается эффективность работы магазина.

Отчет «мотивация кассиров» показывает эффективность работы каждого кассира. В программе заложена возможность оценить работу кассира и назначить вознаграждение.

Вознаграждение кассира рассчитывается из учета оклада за день + бонус  (процент от конечной суммы продажи). Вознаграждение можно рассчитать за любой период.

Увеличению среднего чека способствует то, как мотивация кассира продавать больше и предлагать на кассе акционные и популярные товары, так и система лояльности для покупателей: бонусные, дисконтные карты, подарочные сертификаты, возможность проведения акций с ограничением по дням недели и времени.

В программе собираются данные в разрезе выдаваемых карт, по которым впоследствии можно изучить поведение каждого отдельного покупателя: какие покупки и в каком количестве были сделаны, посещаемость магазина и др.

На основе  данных о клиентах и их предпочтениях  можно разрабатывать эффективные программы лояльности для покупателей, выявлять закономерности и факты, которые могут способствовать увеличению продаж. Например, анализ может показать, что среди клиентов много семейных пар и для них нужно расширить ассортимент товаров.

Подведем итоги

Реалии рынка ритейла в сегменте малого и среднего бизнеса таковы, что бизнес часто ведется «на коленке» и до сегодняшнего дня это было в какой-то степени приемлемо. Но рынок по государственной инициативе меняется и тем, кто не готов к нововведениям – придется «сойти с дистанции». Формат работы предприятий, при котором  владельцы оценивают прибыльность интуитивно, например, исходя из количества денег на конец и начало месяца, рано или поздно приведет к негативным последствиям.  Директор компании по автоматизации торговли LiteBox Роман Арифуллин так оценивает перспективы «устаревших» правил ведения бизнеса:

«К сожалению, довольно трудно заставить основную массу предпринимателей отойти от подобной парадигмы ведения дел. Впрочем, подобный консерватизм вполне объясним, поскольку средний возраст бизнесменов составляет 40-50+ лет. Исправить ситуацию поможет, во-первых, естественная смена поколений, что уже сейчас нельзя не заметить и, во-вторых, продвижение автоматизации бизнеса на законодательном уровне. Суровая правда жизни - либо вы адаптируетесь и играете по новым правилам, либо закрываетесь. Вопрос в том, готовы ли пожертвовать частью прибыли, чтобы в итоге стать эффективнее?».

Хотим мы того или нет, но  до конца 2019 года прогнозируется подключение  около 3, 4 миллиона онлайн-касс – в основном, это торгово-сервисный сектор. Много мнений, прогнозов и нюансов относительно онлайн-фискализации, но, очевидно, что это значительный шаг вперед для сферы розничной торговли, в особенности для сегмента малого и среднего бизнеса, где ранее цифровые технологии практически не использовались. Насколько быстро малый и средний бизнес перейдет на новую систему управления своим делом и начнет использовать полезные отчеты для улучшения бизнеса, вслед за крупным ритейлом, покажет время.