Как провести инвентаризацию правильно
Работающим с товарами предпринимателям часто кажется, что инвентаризация – это пережиток прошлого, когда необходимо было вести учет всех позиций как в продаже, так и внутри компании. Но в бизнесе надо считать все, на то он и бизнес. Рассказываем, когда будет полезна инвентаризация, и какие особенности есть у этой процедуры.
Инвентаризация – фактический учет всех активов компании, находящихся на балансе, материальных и нематериальных ценностей, сырья, канцелярии. Одним словом, всего имущества. Главной целью инвентаризации является выявление расхождений по наличию товара и данных в системе учета организации.
Что подлежит инвентаризации
Все имущество и финансовые обязательства во всем предприятии. Если у вас есть подразделения, они также будут участвовать в проведении этой процедуры.
Проверять нужно: основные расходные средства, материальные активы, производственные запасы, нематериальные активы, финансовые вложения, товары, резервы, деньги и денежные документы, бланки строгой отчетности, кредиторские задолженности и иные обязательства, другие материальны и нематериальные ценности.
Минфин предписывает проводить годовую инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации или ликвидации компании, при смене материально ответственных лиц и прочих случаях. Проводить инвентаризацию стоит уже потому, что при выявленных при налоговой проверке расхождениях между суммами в отчетности и фактическим наличием позиций предпринимателю будет выписан штраф.
Виды инвентаризации
В зависимости от целей и особенностей процедуры инвентаризацию можно разделить на пять видов.
Инвентаризация по ситуации может быть плановой, внеплановой, повторной, контрольной.
Плановая инвентаризация проводится по календарному графику, утвержденному в начале отчетного периода и приказа.
Внеплановая инвентаризация выявляет факты потерь, хищения, недостач и назначается после инцидентов, техногенных и стихийных бедствий, смене ответственных за активы.
Повторная инвентаризация нужна, чтобы уточнить, есть ли спорные моменты по результатам первичной ревизии или сомнения в добросовестности материально ответственных лиц.
Контрольная инвентаризация следует за плановой для подтверждения достоверности всех расчетов.
Инвентаризация в зависимости от объема имущества бывает полная или частичная.
Полная инвентаризация обязательна и учитывает ревизию всех ценностей компании за год. При существенном объеме имущества проводится аудит при обязательном участии независимого наблюдателя – аудитора, фиксирующего все отклонения и контролирующего процесс проведения процедуры.
Частичная инвентаризация проводится в отдельном подразделении, отделу.
Инвентаризация по охвату делится на сплошную и выборочную.
Сплошная инвентаризация подразумевает переучет имущества всех подразделений и направлений. В каждом назначается инвентаризационная комиссия и проверяющие при участии независимых ревизоров.
Выборочная инвентаризация проводится в зоне ответственности конкретного сотрудника, ответственного за активы компании.
Инвентаризация по условиям проведения может быть обязательной или инициативной.
Обязательная инвентаризация проводится согласно законодательству раз в год. Инициативная – по решению руководителя.
Инвентаризация по способу проведения бывает натуральной или документальной.
Натуральная инвентаризация затрагивает ревизию имущества и ценностей в фактическом наличии. Документальная инвентаризация проводится по продукции и активам по бумажным или электронным документам.
Сроки проведения и обязательства
Правила о процедуре, участниках, сроки определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности.
Обычно проверка в магазине или на складе проводится ежемесячно для своевременного отслеживания наличия и состояния товаров, контроля работы сотрудников.
Основные средства необходимо проверять раз в три года согласно п.27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности. Руководитель компании может самостоятельно инициировать ревизию; он определяет количество и даты мероприятий в отчетном периоде, перечень проверяемого имущества, финансовые обязательства.
Кому обязательно нужно проводить инвентаризацию
Согласно тому же Положению о бухгалтерской отчетности организации (п.38, пп.26 и 27) годовая инвентаризация обязательна для всех предприятий.
ИП же не обязаны перепроверять имущество. Однако можно делать это по личной инициативе, если вы владеете большим количеством активов и работаете не одни. Инициатива полезная по нескольким причинам. Во-первых, вы будете знать состояние и сохранность имущества. Во-вторых, могут обнаружиться ошибки в налоговом учете. Порядок проведения инвентаризации можно посмотреть в Методических рекомендациях Минфина для организаций.
Внутри компании необходимо участие материально ответственных или работающих с товарами сотрудников: кассиров, контролеров, продавцов, кладовщиков, курьеров, руководителей и их заместителей, директоров, заведующих и администраторов. Перед началом проверки необходимо получить подтверждение о том, что все первичные документы о движении ценностных активов поданы в бухгалтерию, а поступившие и выбывшие активы реализованы или списаны.
Порядок проведения инвентаризации
Подготовка и сбор инвентаризационной комиссии
Инвентаризация начинается с момента издания приказа о проведении по форме ИНВ-22, подписанного руководителем или директором.
Необходимо сформировать специальную комиссию из административно-управленческого персонала (иногда – представителей службы внутреннего аудита и экспертов независимых аудиторских организаций). Материально ответственные лица не могут участвовать в комиссии, но должны присутствовать при процедуре проведения.
В магазинах на момент инвентаризации должна быть запрещена продажа и перемещение товара, а работники не должны знать о дне планируемой проверки. Из сложностей – придется закрыть торговую точку на время инвентаризации или только проверяемый ее объект -кассу или отдел. Для проверок складов все аналогично, но занимает больше времени и ресурсов комиссии.
Проведение инвентаризации и подведение результатов
Проверить нужно количество, качество, сроки хранения и эксплуатации активов. Фиксация должна идти в отдельном документе о фактическом наличии ценностей по форме ИНВ-3. В зависимости от типа проверяемой продукции могут вводиться процедуры измерения, взвешивания.
Для автоматизированных систем учета нужно выгрузить список остатков и сверить его с актуальным наличием товара.
Опись составляется в двух экземплярах – для бухгалтера и материально ответственного лица.
При заполнении вручную помарок быть не должно, неверные данные нужно зачеркнуть одной чертой и проставить верное значение сверху. Также нужно согласовать исправление с комиссией и материально ответственным лицом посредством их подписей в документе.
Сверка учетных данных с фактическими
После проверки нужно передать заполненные и подписанные всей комиссией описи в бухгалтерию. Если бухгалтерии в компании нет, то сверку нужно провести самим.
При наличии отклонений по фактическому наличию необходимо отразить все в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19, подписанной материально ответственным лицом.
Если во время проверки некоторых товаров еще нет в магазине по разным причинам, нужно заполнить бланк акта ИНВ-6. Если ваш товар хранится на складах других организаций, нужно составить акт по форме ИНВ-5. Испорченные и не подлежащие реализации товары заносятся в акт о списании по форме ТОРГ-16 в трех экземплярах – для бухгалтерии, ответственного лица и подразделения, где проводилась инвентаризация.
Подведение итогов и их фиксация
Руководитель обязан издать приказ об утверждении результатов инвентаризации. Если по итогам проверки обнаружены отклонения, нужно взыскать ущерб с виновных лиц и внести соответствующие записи в бухучет. Расхождения вносятся в сличительную ведомость.
Итогом работы комиссии является собрание по завершении проверки, протокол заседания и сопутствующие документы с итогами мероприятия. Документ подписывается всеми участвовавшими лицами. После этого у владельца или бухгалтерии будут основания взыскать убытки с виновных лиц.
Важно учитывать человеческий фактор. Если выделяется сотрудник для проведения проверки, не будет лишним освободить его от прямых обязанностей на время инвентаризации. При проверке возможны и махинации материальными ценностями и подача фиктивных сведений в документах. Чтобы этого избежать, лучше прибегнуть к помощи человека на аутсорсинге как не заинтересованного в результатах проверки в чью-либо сторону.
Несмотря на отсутствие прямой необходимости проводить инвентаризацию предпринимателям, мы рекомендуем вам не пренебрегать данной процедурой. В ходе проверки могут вскрыться неточности, недостачи. Если их не зафиксировать, виноватых будет найти сложнее. Успешных вам проверок!
